Sechs Killer-Apps für Unternehmen: Von Sonnenaufgang bis Slack - alles, was Ihr Unternehmen für einen reibungslosen Ablauf benötigt

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Wenn Sie ein Büro, eine Fabrik oder einen Sitzungssaal betreten, werden wahrscheinlich mehr Tablets und Smartphones verwendet als PCs. Geschäfte werden heutzutage häufig auf dem Gerät abgewickelt, das sich in der Nähe befindet. Dies bedeutet, dass Sie Apps der Business-Klasse benötigen.

Solche Tools können bei allen Arten von Aufgaben helfen, von der Teamkommunikation über das Aufzeichnen von Notizen bis hin zum Projektmanagement. Viele leistungsstarke Tools sind plattformübergreifend, und die hier beschriebenen wurden alle in Live-Geschäftsumgebungen getestet. Hier finden Sie eine Auswahl von sechs großartigen Apps für Unternehmen sowie die wichtigsten Ratschläge, die Sie benötigen, um das Beste aus ihnen herauszuholen.

1. Schlaff

Verfügbar auf: Android , Chrome OS , ios , OS X. , Windows , Web-App

Wenn es darum geht, als Team zu arbeiten, ist E-Mail eine schlechte Art zu kommunizieren. Es ist zeitaufwändig und dennoch leicht zu übersehen. wichtige Informationen werden auf unterschiedliche Themen aufgeteilt; und wenn mehrere Revisionen von Dokumenten als Anhänge verschickt werden, ist die Gefahr von Verwirrung schrecklich.

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Slack verfolgt einen anderen Ansatz: Es handelt sich um eine intelligent gestaltete Instant Messaging-App für Erwachsene. Einzelne Projekte oder Gruppen können in separate Kanäle unterteilt werden (jeder mit einem Twitter-ähnlichen Hashtag gekennzeichnet). So haben Sie möglicherweise einen Kanal für das # Marketing-Team und einen anderen für die # WinterMarketingCampaign. Sie können die Teammitglieder nach Bedarf aufteilen und unterteilen, damit alle relevanten Mitglieder auf dem Laufenden bleiben, während diejenigen, die nicht an einem Gespräch beteiligt sein müssen, nicht gestört werden.

Alle Konversationen in jedem Kanal fließen als ein einziger Thread. Es gibt keine separaten Threads für verschiedene Themen. Für Leute, die es gewohnt sind, unterschiedliche Konversationen mit eindeutigen Betreffzeilen in einer E-Mail zu erstellen, kann dies zunächst unangenehm sein, aber Sie gewöhnen sich schnell daran, alles an einem Ort zu haben. Es gibt eine übersichtliche Suchfunktion, die sehr schnell ist, die Suchbegriffe in den Ergebnissen hervorhebt und es im Allgemeinen zum Kinderspiel macht, zurückzuspringen und einen älteren Konversationsthread aufzunehmen, wann immer Sie möchten.

Sie können Dokumente auch für andere Channel-Mitglieder freigeben. Kommentare zu diesen Dokumenten werden neben den Dokumenten selbst gespeichert, sodass Sie nicht in Ihrem Posteingang stöbern müssen, um alle Antworten auf einen bestimmten Entwurf zu sammeln.

Slack funktioniert auf allen wichtigen Plattformen und Sie können Gespräche auf jedem Gerät, das Sie zur Hand haben, aufnehmen und daran teilnehmen. Die Verwendung ist kostenlos. Wenn Sie jedoch ein durchsuchbares Archiv mit mehr als 10.000 Nachrichten wünschen, müssen Sie ein Upgrade auf einen der kostenpflichtigen Pläne durchführen, der für kleine und mittlere Unternehmen pro Monat ab 7 US-Dollar pro Monat beginnt. Es ist ein intelligentes Geschäftsmodell, da wir nach einigen Wochen mit Slack nicht glauben, dass viele Benutzer zu den 562 ungelesenen Nachrichten in ihrem Posteingang zurückkehren möchten.

2. Evernote

Verfügbar auf :: Android , ios , OS X. , Windows , Windows Phone , Web-App

Evernote war die Notiz-App der Wahl für Profis, bevor das iPad in Steve Jobs 'Augen glänzte. Heute hat es sich zu einer Familie von Tools entwickelt, die sich nahtlos in die Haupt-Evernote-App integrieren lassen.

Beginnen wir mit Penultimate, einer digitalen Handschrift-App für das iPad. In Verbindung mit einem Jot Script Evernote Edition-Stift ist dies die erste App, die uns davon überzeugt, dass das Schreiben von Kursivschrift auf einen Tablet-Bildschirm möglicherweise funktioniert. Dies ist vor allem der Zoom-Box zu verdanken, die einen kleinen Teil des Bildschirms einfärbt und die Seite beim Schreiben unter sich verschiebt, sodass Sie so schreiben können, wie Sie es mit einem echten Stift und Papier tun würden. Selbst mit der Handschrift unserer schlampigen Journalisten kann die Suchfunktion bemerkenswert gut transkribiert werden, und Ihre vorletzten Kritzeleien werden ohne viel Aufhebens in Evernote gespeichert.

Außerdem gibt es die Scannable-App für iOS, mit der Sie gedruckte oder handschriftliche Dokumente wie Spesenabrechnungen oder Haftnotizen erfassen und in Ihren Evernote-Ordnern speichern können (oder als Kalendertermine, wenn im Dokument ein Datum angegeben ist). Scannen Sie eine Visitenkarte - entweder mit Scannable oder den mobilen Evernote-Apps - und die Informationen werden nicht nur sofort zum Speichern in Ihren Kontakten digitalisiert, sondern Sie werden auch aufgefordert, sofort eine Verbindung auf LinkedIn herzustellen. Dies ist eine mühelose Möglichkeit, ein Geschäft aufzubauen Beziehungen.

Schließlich verfügt die plattformübergreifende Skitch-App über eine Killer-Funktion: Sie können Google Maps schnell mit Anmerkungen versehen. Wenn Sie also einem Kunden oder Kollegen klare Anweisungen geben müssen, wie Sie zu einem Tagungsort gelangen, oder eine Karte 'Hier finden' markieren möchten, die in die Unternehmenswebsite eingebettet werden soll, ist sie perfekt für diesen Job.

3. Sonnenaufgang

Verfügbar auf: Chrome OS , ios , OS X. , Web-App

Sunrise ist ein leistungsstarker Kalendermanager, der auf allen wichtigen Plattformen außer Windows Phone funktioniert. Dies ist wahrscheinlich der Grund, warum Microsoft kürzlich 100 Millionen US-Dollar für die Übernahme seines Publishers gezahlt hat. Dies bedeutet hoffentlich nicht, dass die Entwicklung auf anderen Plattformen zurückgefahren wird, da Sunrise im überfüllten Bereich der Kalender-Apps die beste ist.

Dies liegt zum Teil daran, dass so viele professionelle und persönliche Kalendersysteme zusammengeführt werden: Exchange-, Google- und iCloud-Ereignisse sowie Erinnerungen an andere Apps wie Evernote, GitHub und LinkedIn werden behandelt. Sunrise faltet alles zu einer einzigen Zeitplanansicht zusammen, die Ihnen zusammen mit einer Wettervorhersage zeigt, was für die nächsten Tage auf der Tagesordnung steht.

Die Ausführung ist voll von reizvollen Berührungen, wie zum Beispiel der Art und Weise, wie Kalenderereignissen basierend auf ihren Beschreibungen automatisch Symbole zugewiesen werden. Termine, die zum Beispiel das Wort Interview enthalten, bekommen kleine Sprechblasen, während der Geburtstag einen Ballon bekommt. Erstellen Sie einen neuen Termin und (unter Android und iOS) können Sie die Uhrzeit auf einem virtuellen Zifferblatt eingeben - eine schnellere und intuitivere Oberfläche als herkömmliche Dropdown-Menüs.

Android-Benutzer können auch ein Sunrise-Widget auf ihrem Startbildschirm installieren, um einen Überblick über bevorstehende Termine zu erhalten und diese schnell hinzuzufügen, ohne zuvor die App öffnen zu müssen. Desktop-Benutzer können Sunrise über eine Google Chrome-App verwenden, mit der Sie den Kalender in einem eigenständigen Fenster ausführen können. Hier müssen Sie am entsprechenden Tag auf eine leere Stelle doppelklicken, um einen neuen Termin zu erstellen, was nicht sofort ersichtlich ist. Dies ist jedoch möglicherweise der einzige Usability-Fauxpas, den Sunrise auf einer Plattform erstellt.

Vier. ich nahm

Verfügbar auf: Android , ios

Selbst Kurzschrift-Experten werden zugeben, dass Notizen, die in Besprechungen gemacht wurden, niemals eine echte Repräsentation dessen sind, was gesagt wurde. Mit Cogi können Sie die wichtigsten Momente von Besprechungen, Reden oder Präsentationen festhalten, ohne die gesamte Sitzung aufzeichnen zu müssen.

Die Verwendung von Cogi ist so einfach wie die Aktivierung zu Beginn des Meetings. Dadurch hört Cogi zu, was gesagt wird. Die Aufnahme beginnt jedoch erst, wenn Sie auf die Schaltfläche 'Hervorheben' klicken. Der clevere Teil ist, dass Cogi - da Sie oft nicht im Voraus wissen, wann jemand etwas Bemerkenswertes sagen will - einen Audiopuffer verwaltet. Wenn Sie also auf Hervorheben tippen, beginnt die Audioaufnahme mit den vorherigen 15 Sekunden Audio. (Wenn Sie möchten, können Sie den Pre-Capture-Puffer auf 5, 15, 30 oder 45 Sekunden einstellen.)

Wenn das interessante Bit vorbei ist, tippen Sie einfach erneut, um die Aufnahme zu beenden. Die Dauer der Highlights ist unbegrenzt - es kann sich um einen 5-Sekunden-Soundbite oder einen 30-minütigen Monolog handeln. Die Idee ist, nur die entscheidenden Teile aufzuzeichnen, damit Sie die Highlights zu einem späteren Zeitpunkt schnell überprüfen können.

Alle Highlights einer Besprechung werden in einer einzigen Sitzung zusammengefasst, und jeder Clip kann zur späteren Bezugnahme benannt werden. Es ist auch möglich, einer Sitzung Textnotizen und Fotos hinzuzufügen. Sitzungen können auch mit Tags versehen werden. Mit der App können Sie Ihre Kontakte nach den Namen der zu taggenden Sprecher durchsuchen und Standard-Tags wie #FollowUp, #Important oder #Reminder bereitstellen. Tags und Notizen können durchsucht werden, um das Auffinden alter Aufnahmen zu einem späteren Zeitpunkt zu erleichtern.

Die App ist kostenlos, obwohl es einen Abonnementdienst gibt, mit dem Sie eine Transkription Ihrer Notizen bezahlen können. Da der Sinn der App darin besteht, nur die Höhepunkte eines Meetings oder einer Präsentation aufzuzeichnen, sollte es nicht zu schmerzhaft sein, Ihre zu transkribieren

5 Minuten

Verfügbar auf: iPad

Ähnlich wie bei Cogi soll Minutes sicherstellen, dass diese wichtigen Besprechungsmomente nicht vergessen werden, wenn Sie den Sitzungssaal verlassen. Es macht den Vorgang, Minuten so schmerzlos wie möglich zu machen - solange Sie es ertragen können, sie auf ein iPad zu tippen - und erledigt alles von der Aufzeichnung von Aktionspunkten bis zum Senden der fertigen Minuten an die Teilnehmer.

Sie beginnen mit der Eingabe der Beschreibung Ihrer Besprechung. Wenn die Besprechung bereits in Ihrem Kalender gespeichert ist, kann Minutes den Titel von dort extrahieren. Anschließend fügen Sie Teilnehmer aus den Kontakten Ihres iPad hinzu. Wenn für einen bestimmten Teilnehmer keine E-Mail-Daten gespeichert sind, wird dessen Name orange hervorgehoben, und Sie können darauf tippen, um eine Adresse hinzuzufügen.

Das Protokollformular enthält auch einen Vorbereitungsbereich, in den Sie alle Notizen eingeben können, die für Sie privat bleiben (möglicherweise Vorkehrungen für bevorstehende Besprechungen). Dann gibt es ein Formular, in dem Sie die Minuten wie gewohnt notieren. Das Layout ist klar, obwohl wir mehr Formatierungsoptionen sehen möchten, z. B. die Möglichkeit, Überschriften zu unterstreichen oder zu ermutigen oder Aufzählungszeichen und nummerierte Listen zu verwenden.

Nützlicher ist es neben allgemeinen Hinweisen auch, Aktionspunkte zu erstellen. Mit dem Formular können Sie einen Aktionspunkt eingeben, eine verantwortliche Person aus der Teilnehmerliste zuweisen und eine Frist festlegen.

Wenn die Besprechung abgeschlossen ist und alle Notizen und Aktionspunkte erstellt wurden, können Sie mit einem einzigen Knopf die Protokolle an alle Teilnehmer senden, einschließlich der Aktionspunkte und Fristen. Bei der nächsten Besprechung können Sie dann die Protokolle der vorherigen Besprechung abrufen (das iPad in den Querformatmodus drehen, um auf Notizen aus früheren Besprechungen zuzugreifen) und jeden Aktionspunkt ankreuzen, um sicherzustellen, dass alles erledigt ist. Das Protokoll hält die Dinge klar, präzise und rechenschaftspflichtig.

6. Eclipse Manager

Verfügbar auf: Windows , Windows Phone

Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und Windows verwenden, sehen Sie sich Eclipse Manager an. Es hilft Ihnen, alle einzelnen Aufgaben zu verfolgen, die für jedes Projekt erledigt werden müssen, und zu identifizieren, welche Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche ins lange Gras geworfen werden können.

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Die Eclipse Manager-Benutzeroberfläche ist in Ordner, Projekte und Aufgaben unterteilt. Ordner organisieren Projekte eines ähnlichen Typs (z. B. App-Entwicklung), während Projekte (z. B. Kontaktverwaltungs-App) eine Liste von Aufgaben (Drahtmodell der Startseite) enthalten, die abgeschlossen werden müssen. Jedes Projekt kann mit drei Gebührenoptionen nachverfolgt werden: inkrementell (mit den jeder Aufgabe zugewiesenen Beträgen), nach Abschluss oder stündlich. Wenn Sie stundenweise aufladen, können Sie mit der App verfolgen, wann Sie mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe beginnen und diese beenden. So behalten Sie den Überblick über die Abrechnung.

Einzelne Aufgaben können unterdessen einer Priorität und bestimmten Fristen zugewiesen und innerhalb von Projekten in verschiedene Spalten sortiert werden. Sie können Spalten für zu erledigende und abgeschlossene Aufgaben erstellen oder Unterkategorien von Aufgaben innerhalb eines Projekts erstellen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich in einem Projekt, um die Option zum Erstellen von Spalten aufzurufen.

Eclipse ist nicht der fortschrittlichste Task-Manager auf dem Markt. Es gibt keine Option zum Erstellen von Diagrammen oder Abhängigkeiten. Sie können nicht festlegen, dass die Aufgaben A und B ausgeführt werden müssen, bevor Aufgabe C gestartet werden kann. Außerdem können Sie keine Gesamtfrist für Ihr Projekt festlegen.

Diese Einfachheit macht Eclipse jedoch so attraktiv: Sie können die Software abrufen und in Sekundenschnelle loslegen. Protokollieren Sie einfach Ihre Projekte und Aufgaben, überprüfen Sie in der TimeLine-Ansicht, was zuerst getan werden muss, und fahren Sie mit den Dingen fort, mit denen sie Geld verdienen. Die Live-Kachel erinnert Sie an Ihre Aufgabenliste, wenn Sie abgelenkt werden.