Jeder, der in einem Team arbeitet, weiß, dass Zusammenarbeit ein entscheidendes Element moderner Geschäftspraktiken ist. Die Kommunikation und der Austausch von Informationen mit Ihren Kollegen ist das Rezept für Produktivität. Manchmal erfordert eine bestimmte Aufgabe jedoch externes Fachwissen, was den Arbeitsablauf behindern kann. Dann können sich Plattformen wie ClickUp als nützlich erweisen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Gäste zu Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich hinzufügen und behandeln alle Freigabe- und Verwaltungsoptionen.
Wie füge ich Gäste in ClickUp hinzu?
Mit jedem Abonnement schalten Sie eine bestimmte Anzahl von Gastplätzen frei. Die Funktion ist ideal für die Zusammenarbeit mit Beratern, die nur Zugriff auf eine bestimmte Aufgabe in Ihrem Workspace benötigen. Diese Benutzer haben eingeschränkten Zugriff auf die Daten, sodass sie nichts sehen können, was Sie ihnen nicht ausdrücklich mitgeteilt haben. Sie können Gäste auch an dem winzigen orangefarbenen Quadrat auf ihrem Profilbild oder Avatar erkennen, um Verwirrung zu vermeiden.
Dank des eleganten Layouts der Plattform ist es ein Kinderspiel zu lernen, wie man Gäste in ClickUp hinzufügt. Der Prozess ist nicht nur ziemlich einfach, sondern Sie können ihn auch mit verschiedenen Betriebssystemen durchführen. Es gibt eine Desktop-App für Mac und Windows PC und eine mobile Version für iOS und Android. Allerdings haben nicht alle Raten die gleichen Funktionen, also lesen Sie weiter für weitere Details.
Auf dem Mac
Die Desktop-App ist großartig, wenn Sie offline arbeiten müssen. Es hat weniger Funktionen als die Webversion, da letztere häufiger aktualisiert wird. Sie können jedoch die grundlegenden Aufgaben problemlos verwalten, einschließlich des Hinzufügens von Gästen zu einer bestimmten Workspace-Funktion. So geht's:
- Starten Sie die ClickUp-App mit Finder oder Launchpad.
- Suchen Sie die Aufgabe, den Ordner oder die Liste, die Sie für den Gastbenutzer freigeben möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um das Aktionsmenü zu öffnen.
- Wählen Sie aus der Liste der Optionen Freigabe und Berechtigungen aus.
- Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes in das Dialogfeld ein, um eine Einladung zu senden.
- Wählen Sie die bevorzugte Berechtigung aus. Sie haben mehrere Möglichkeiten: anzeigen, nur kommentieren, bearbeiten und erstellen.
Unter Windows 10
Für die Windows 10-Version gelten im Wesentlichen die gleichen Schritte:
- Starten Sie die App, indem Sie auf das Desktop-Symbol doppelklicken.
- Um eine Liste mit einem Gastbenutzer zu teilen, klicken Sie rechts neben dem Titel auf die Auslassungspunkte. Klicken Sie auf Freigabe und Berechtigungen und geben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse ein.
- Um Gäste zu einem ganzen Ordner hinzuzufügen, finden Sie ihn in Ihrem Dashboard. Öffnen Sie das Aktionsmenü und gehen Sie zu Freigabe und Berechtigungen. Senden Sie die Einladung und legen Sie die gewünschte Berechtigung fest.
- Um einen Gast zu einer ganzen Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie zuerst auf , um sie zu öffnen. Klicken Sie oben auf der Seite auf die drei horizontalen Punkte. Geben Sie von dort aus den Ordner frei, indem Sie eine Einladung an einen Gastbenutzer senden.
Hinweis: Es ist auch eine Chrome-Erweiterung im verfügbar Chrome-Webstore . Abgesehen von den Standardoperationen können Sie damit E-Mails an ClickUp-Aufgaben anhängen. Es funktioniert sowohl mit Google Mail als auch mit Outlook.
Auf Android
Zunächst wurde die mobile ClickUp-App mit harten Kritiken konfrontiert. Benutzer beschwerten sich, dass es im Vergleich zum Desktop-Pendant glanzlos sei, ganz zu schweigen von der Cloud-basierten Version. Die neuesten Upgrades brachten jedoch eine deutliche Verbesserung, insbesondere in Bezug auf die Reaktionszeit.
Die neue und verbesserte Version für Android-Geräte finden Sie auf der Google Play Store . Es ist kostenlos erhältlich und funktioniert hervorragend, wenn Sie Ihren Workspace unterwegs überprüfen müssen.
So teilen Sie eine Instagram-Story
Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie mit Ihrem Telefon auf alle Ihre Dateien, Ordner, Listen und Bereiche zugreifen.
Leider können Sie damit keine Mitglieder oder Gäste zu Ihren Workspace-Funktionen hinzufügen. Ab sofort dient es nur dazu, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren und den Arbeitsablauf im Auge zu behalten. Hoffentlich werden zukünftige Updates erweiterte Funktionen enthalten, aber bleiben Sie vorerst bei den Desktop-Versionen.
Auf dem iPhone
Es gibt eine iOS-Version der App, die im verfügbar ist Appstore . Sie können es kostenlos erhalten und den Überblick behalten, während Sie nicht an Ihrem Computer sind.
Ähnlich wie bei der Android-Version können Sie mit Ihrem Telefon keine Gäste zu Ihren Workspace-Funktionen einladen. Das macht die mobile App jedoch nicht völlig nutzlos. Sie können weiterhin mit Ihren Kollegen kommunizieren und sogar neue Aufgaben erstellen. Es kann wirklich praktisch sein, wenn Sie unterwegs sind, sich aber trotzdem bei Ihrem Team melden müssen.
Wie verwalte ich Gäste auf ClickUp?
Als Administrator können Sie alle Mitglieder eines bestimmten Arbeitsbereichs (einschließlich Gastbenutzer) verwalten, indem Sie die Seite „Personen“ im Administrator-Dashboard verwenden. Sie können die Berechtigungseinstellungen des Gastes ändern, ihn zu einem Mitglied hochstufen oder ihn sogar vollständig aus der Funktion entfernen.
Auf dem Mac
Wenn Sie möchten, dass Ihre Gäste Zugriff auf abgeschlossene Aufgaben haben, können Sie ihren Benutzerstatus ändern. Sobald sie Mitglieder geworden sind, können sie ihre bisherige Arbeit durchgehen, auch wenn sie nicht mehr aktiv am Workspace beteiligt sind. So geht's:
- Öffnen Sie das Admin-Menü, indem Sie auf Ihren Avatar klicken.
- Wählen Sie Personen aus der Liste der Optionen aus.
- Suchen Sie den Benutzer, den Sie verwalten möchten. Blättern Sie entweder durch die Gästeliste oder verwenden Sie die Suchfunktion oben im Fenster.
- Klicken Sie in der Leiste auf der linken Seite auf den Abwärtspfeil neben Gast. Wählen Sie eine neue Rolle aus der Dropdown-Liste aus.
Sie können Gastbenutzer auch vollständig entfernen, sobald sie mit dem fertig sind, was sie sich vorgenommen haben:
- Gehen Sie zum Admin-Menü > Seite „Personen“.
- Suchen Sie den Benutzer auf der Gästeliste.
- Klicken Sie auf die drei horizontalen Punkte ganz rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie Entfernen aus der Liste der Optionen.
Unter Windows 10
Wenn Sie Gäste zu einer bestimmten Aufgabe hinzufügen, legen Sie die Berechtigungseinstellung normalerweise sofort fest. Natürlich ändert sich manchmal der Grad ihrer Beteiligung im Laufe des Projekts. Möglicherweise möchten Sie, dass sie sich aktiver beteiligen, indem Sie Kommentare hinterlassen oder die Dateien bearbeiten. Glücklicherweise können Sie mit ClickUp die Freigabestufe an jedem beliebigen Punkt ändern. So geht's:
- Öffnen Sie das Admin-Menü, indem Sie auf Ihren Avatar klicken.
- Klicken Sie auf die Kategorie Personen und suchen Sie den Gast auf Ihrer Liste.
- Klicken Sie unter Zugriff auf den gewünschten Ordner, die Liste oder die Aufgabe.
- Es erscheint ein kleines Popup. Klicken Sie auf die aktuelle Berechtigungseinstellung in der unteren rechten Ecke.
- Wählen Sie eine neue Einstellung aus der Dropdown-Liste aus.
Es gibt eine andere Möglichkeit, festzulegen, welche Funktionen in der Gastansicht angezeigt werden. Wenn Sie jemandem mehr Zugriff gewähren möchten, aber nicht möchten, dass er sie anzeigtalles, können Sie Ihre Administratorrechte verwenden, um es auszublenden. Beispielsweise können Funktionen wie Zeiterfassung, Zeitschätzungen, benutzerdefinierte Felder und Tags für Gastbenutzer verborgen werden, wenn Sie dies wünschen. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie die Seite „Personen“ im Admin-Menü und suchen Sie den Gast.
- Unter Berechtigungen ganz rechts auf dem Bildschirm sehen Sie die Funktionen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um ein bestimmtes Feature ein- oder auszublenden.
Auf Android (und iPhone)
Wie bereits erwähnt, sind die mobilen Versionen bei der Verwaltung von Gästen und Mitgliedern eingeschränkt. Es gibt jedoch andere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, die die App lohnenswert machen:
- Erstellen Sie neue Aufgaben
- Aufgaben aktualisieren und bearbeiten
- Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zusammen
- Zeigen Sie Ihre Aufgabenliste an
- Bleiben Sie über Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden
Weitere häufig gestellte Fragen
Können Gäste Bereiche, Ordner oder Aufgabenlisten bearbeiten?
Ja, wenn Sie ihnen die Erlaubnis erteilen. Gäste können nur das tun, was Sie ihnen erlauben, was Folgendes sicherstellen kann:
So wählen Sie alle E-Mails in Google Mail aus
• Ansehen – sie können sich die freigegebenen Daten ansehen.
• Kommentieren – Sie können Feedback oder Eingaben hinzufügen, aber nicht bearbeiten.
• Erstellen und bearbeiten – Sie können neue Ordner erstellen, neue Daten einfügen oder Änderungen an bestehenden Funktionen vornehmen.
Um jedoch auf den vollen Umfang an Berechtigungen zugreifen zu können, müssen Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan anmelden. Außerdem können Gäste nur zu einzelnen Workspace-Funktionen wie Listen, Ordnern oder Aufgaben eingeladen werden. Sie können sie nicht zum gesamten Workspace hinzufügen, es sei denn, sie werden auf den Mitgliedsstatus hochgestuft.
Was passiert, wenn mir die Gastplätze ausgehen?
Jeder kostenpflichtige Plan hat eine Reihe von Gastplätzen zur Verfügung:
• Unbegrenzter Plan: fünf Gastplätze pro Mitglied und zwei weitere mit jedem weiteren Workspace-Mitglied.
• Geschäftsplan: 10 Gastplätze pro Mitglied, und Sie erhalten fünf weitere für jedes hinzugefügte Space-Mitglied.
• Unternehmensplan: Dieselbe Anzahl an Gästen wie der Geschäftsplan, mit einigen zusätzlichen Verwaltungsoptionen. So können Sie beispielsweise bestimmen, wer berechtigt ist, Gäste einzuladen oder die Funktion ganz zu verbieten.
So kaufen Sie die Welt retten the
Einfach ausgedrückt: Jedes Mal, wenn Sie Ihrem Workspace ein neues Mitglied hinzufügen, gewährt Ihnen ClickUp einen weiteren Gastplatz. Denken Sie daran, dass das Schema nur Benutzer betrifft, die über eine Berechtigung verfügen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, unabhängig vom Plan eine unbegrenzte Anzahl von Nur-Ansicht-Gästen hinzuzufügen.
Sei unser Gast
Workspace-Administratoren können mit nur wenigen einfachen Schritten Gäste zu einzelnen Listen, Aufgaben und Ordnern hinzufügen. Da ClickUp ein ziemlich unkompliziertes Kollaborationstool ist, müssen Sie sich nicht auskennen, um sich darin zurechtzufinden. Außerdem können Sie mit dem entsprechenden Abonnementplan die Zugriffsebene für jeden Benutzer festlegen.
Wenn Sie sich beim Offline-Arbeiten konzentrierter fühlen, können Sie die Desktop-Version sowohl für macOS als auch für Windows 10 herunterladen. Mit den Apps können Sie Ihre Gästeliste ganz einfach verwalten, da die Benutzeroberfläche fast identisch mit der Cloud-Version ist. ClickUp Mobile ist jedoch etwas restriktiver, kann sich aber dennoch als nützlich erweisen.
Verwenden Sie ClickUp für das Projektmanagement? Wie sind eure Erfahrungen mit dem Tool? Kommentieren Sie unten und teilen Sie uns mit, ob es tatsächlich eine Möglichkeit gibt, Gäste mit Ihrem Mobiltelefon hinzuzufügen.
