Die meisten modernen Unternehmen verlassen sich für die Kommunikation auf E-Mails. Der Verlust des Zugriffs auf E-Mails oder schlimmer noch auf ganze E-Mail-Konten kann verheerend sein. Das Sichern Ihrer Outlook-E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um beruhigt zu sein, da Sie wissen, dass die E-Mails an mehreren Orten auf Ihrem Gerät gespeichert sind und nicht so leicht verloren gehen können.
In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Outlook-E-Mails auf verschiedene Arten sichern können.
So sichern und exportieren Sie alle Outlook-E-Mails
Eine der schnellsten Möglichkeiten, alle Ihre Outlook-E-Mails zu sichern, ist die Verwendung des integrierten .pst-Dateiformats. Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwenden ausschließlich PST-Dateien zum Speichern von E-Mails, Kontaktinformationen und Adressen sowie Kalenderereignissen. Eine statische PST-Datei kann als Backup für Ihre aktuellen Outlook-E-Mails und Kontaktinformationen verwendet werden, und Outlook kann auch offline darauf zugreifen.
So sichern Sie Ihre E-Mails in einer .pst-Datei:
- Öffnen Sie Outlook und drücken Sie auf Datei oben.
- Wählen Sie im Menü aus Öffnen und exportieren .
- Klick auf das Import Export Taste.
- Das System kehrt zu Ihrem Outlook-Hauptbildschirm zurück und öffnet den Import/Export-Assistenten, der Sie durch den Exportprozess führt.
- Wählen Sie im Assistenten die aus In eine Datei exportieren Option aus der Liste, und klicken Sie dann auf Nächste .
- Wählen Outlook-Datendatei (.pst) Wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen, klicken Sie dann auf Nächste .
- Sie werden dann aufgefordert, die zu exportierenden Ordner auszuwählen. Sie können Ihr E-Mail-Konto auswählen, um alle damit verknüpften Ordner zu exportieren, einschließlich Kontakte und Kalenderdaten. Klicken Nächste wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind.
- Wählen Sie den Adresspfad aus, in dem die Sicherungsdatei gespeichert ist. Merken Sie sich den Pfad, damit Sie später darauf zugreifen können.
- Es ist eine gute Idee, den Namen der Datei (den letzten Teil des Pfads) zu ändern. Standardmäßig ist es backup.pst .
- Wenn Sie die Sicherungsdatei im Standardpfad speichern, wählen Sie aus, ob Sie doppelte Elemente wünschen.
- (Optional) Sie können zu jedem der vorherigen Dialogfelder zurückkehren, um vielleicht die Ordnerauswahl zu ändern, indem Sie verwenden Der Rücken Taste.
- Drücken Sie Fertig um den Exportvorgang zu starten.
- Outlook fordert Sie auf, ein Kennwort zu erstellen. Dies kann aus Sicherheitsgründen wichtig sein, aber Sie müssen kein Passwort eingeben.
- Sie finden die extrahierte Datei an dem Speicherort, den Sie für den Dateipfad angegeben haben. Sie können die Datei jetzt an eine andere Stelle verschieben oder kopieren.
So greifen Sie auf exportierte Outlook-E-Mails zu
Nachdem Sie die Dateien exportiert haben, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie später darauf zugreifen können. Outlook macht es einfach, Backups zu öffnen und Ihre E-Mails zum gespeicherten Zeitpunkt wiederherzustellen. Folgendes müssen Sie tun:
- Suchen Sie die Sicherungsdatei. Notieren Sie seinen Speicherort und Dateipfad.
- Öffnen Sie Outlook.
- Drücken Sie auf Datei , dann klicken Sie auf Öffnen und exportieren .
- Wählen Sie im rechten Menü aus Öffnen Sie die Outlook-Datendatei .
- Dies öffnet den Datei-Explorer. Gehen Sie zur Sicherungsdatei. Klicken Sie darauf und wählen Sie dann aus Offen .
- Das System bringt Sie zum Hauptbildschirm von Outlook zurück.
- Scrollen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite nach unten, bis Sie sehen Outlook-Datendatei . Diese Kategorie enthält die aus der Sicherungsdatei abgerufenen Elemente.
- Die Kategorie behält die ursprüngliche Formatierung und Ordnersysteme bei.
- Sie können E-Mails per Drag-and-Drop in andere Dateien verschieben.
Jetzt haben Sie Zugriff auf Ihre gesicherten E-Mails.
So speichern Sie schnell eine einzelne Outlook-E-Mail
Manchmal möchten Sie nicht alle E-Mails speichern und Outlook erneut öffnen, wenn Sie nur eine oder wenige bestimmte E-Mails benötigen. Glücklicherweise gibt es ein paar schnelle Lösungen, um eine einzelne E-Mail aus Outlook zu speichern.
Methode 1 – Direkt in einem Ordner speichern
- Öffnen Sie Outlook.
- Öffnen Sie den Datei-Explorer und navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die E-Mail speichern möchten. Möglicherweise müssen Sie sowohl Outlook als auch den Datei-Explorer in den Fenstermodus versetzen und sie für einen einfacheren Zugriff verschieben.
- Ziehen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, aus Outlook in den Ordner.
- Outlook speichert die E-Mail automatisch in einem „Outlook-Element“-Format.
- Doppelklicken Sie auf die gespeicherte E-Mail, um sie in Outlook zu öffnen.
Methode 2 – Als TXT oder HTML speichern
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie in Outlook speichern möchten.
- Auswählen Datei , dann auswählen Speichern als .
- Der Datei-Explorer wird angezeigt. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie die E-Mail speichern möchten. Klicken Sie unten im Datei-Explorer auf den Pfeil neben Speichern unter . Wählen Sie entweder Nur Text in einem .txt-Format speichern oder HTML um die E-Mail als .html-Datei zu speichern.
- Nach dem Speichern kann auf die E-Mail mit Ihrem Texteditor (z. B. Notepad) zugegriffen werden, wenn sie im TXT-Format vorliegt, oder mit Ihrem Browser, wenn sie im HTML-Format gespeichert ist.
Durch das Speichern der E-Mail auf diese Weise bleiben keine Anhänge erhalten. Laden Sie sie also unbedingt herunter, benennen Sie sie nach Bedarf um und speichern Sie sie zusammen mit der E-Mail für den späteren Zugriff.
So öffnen Sie .dmg-Dateien unter Windows
Methode 3 – Verwenden Sie die Bildschirmaufnahme, um ein Bild zu speichern
Sie können auch eine Bildschirmaufnahmesoftware verwenden, um den Inhalt der E-Mail als Bild zu speichern. Diese Methode kann nützlich sein, um den Inhalt der E-Mail in anderen Kommunikationsformen zu referenzieren, da Bilder einfach an E-Mails und andere Nachrichten angeheftet werden können.
- Wenn Sie Windows verwenden, werden neuere Versionen mit vorinstallierter Bildschirmaufnahmesoftware namens Snipping Tool (auf älteren Geräten) und Snip & Sketch geliefert. Alternativ können Sie die verwenden Bildschirm drucken Taste auf Ihrer Tastatur, und fügen Sie das Bild dann in Paint ein.
- Bei Mac-Geräten ist der Vorgang ähnlich. Verwenden Sie die Strg + Befehl + 4 Verknüpfung, um die integrierte Bildschirmaufnahmefunktion zu öffnen, und ziehen Sie dann das Auswahl-Fadenkreuz, um einen Bereich über der E-Mail abzudecken, um sie zu speichern.
- Für Linux finden Sie eine Sortiment an Bildschirmaufnahmesoftware zum Download bereit, mit dem die E-Mail als Bild gespeichert werden kann. Alternativ haben GNOME-basierte Modelle ein integriertes Screenshot-Dienstprogramm in der Anwendungen > Menü Zubehör . Einige Linux-Betriebssystemversionen reagieren auf die Bildschirm drucken Taste auf Ihrer Tastatur, ähnlich wie in Windows-Systemen.
So speichern Sie mehrere Outlook-E-Mails auf Ihrem Computer
Wenn Sie mehr als eine E-Mail gleichzeitig speichern möchten, aber nicht Ihre gesamte E-Mail-Bibliothek benötigen, können Sie einige E-Mails auswählen, die gleichzeitig gespeichert werden sollen. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie speichern möchten. Halt Strg und klicken Sie auf E-Mails, um sie einzeln auszuwählen oder zu halten Wechsel um eine Reihe von E-Mails zwischen dem ersten und zweiten Klick auszuwählen.
- Gehe zu Datei > Speichern unter .
- Gehen Sie im Dialogfeld zu dem Ordner, in dem Sie die E-Mails speichern möchten, benennen Sie die Datei wie gewünscht und wählen Sie aus Nur Text als Format zum Speichern.
- Outlook speichert alle ausgewählten E-Mails in einer einzigen TXT-Datei. Sie können Ihren Texteditor verwenden, um darauf zuzugreifen.
Wenn Sie sie in separaten TXT-Dateien speichern möchten, müssen Sie jede E-Mail separat speichern. Zusätzliche Outlook-Plugins online verfügbar, kann diese Funktion erweitern, um E-Mails in separaten .txt- oder alternativen Dateiformaten zu speichern.
Häufig gestellte Fragen
Wie exportiere ich alle E-Mail-Adressen in Outlook?
Wenn Sie Ihre Kontaktliste (die die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie andere Informationen enthält) exportieren möchten, können Sie ähnliche Schritte wie beim Exportieren der E-Mails verwenden. Kontaktinformationen können jedoch in einem anderen Dateiformat gespeichert werden, das benutzerfreundlicher ist und zur schnellen Bearbeitung und Bearbeitung in Excel geöffnet werden kann. Folgendes müssen Sie tun:
1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wählen Sie Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren .
3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren .
4. Wählen Sie Komma-getrennte Werte (.csv), wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen.
5. Wählen Sie im Ordnerauswahlmenü den aus Kontakte Ordner unter Ihrem Konto.
keine Anrufer-ID auf dem Handy
6. Bestätigen Sie den Dateipfad oder ändern Sie ihn nach Bedarf, benennen Sie die Datei wie gewünscht und klicken Sie auf Nächste .
7. Drücken Sie Fertig um den Exportvorgang zu starten.
8. Der Import/Export-Dialog wird geschlossen, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Die exportierte .csv-Datei kann in Excel geöffnet werden. Es wird eine große Tabelle mit Kontaktinformationen angezeigt. Sie werden wahrscheinlich viele leere Zellen haben, und das ist völlig normal. Sie können Excel verwenden, um die Daten zu bearbeiten, obwohl das Einfügen zusätzlicher Inhalte diese möglicherweise für Outlook unlesbar macht, falls Sie die Datei später importieren müssen.
Sie können diese Datei auf einem anderen Gerät oder E-Mail-Dienst verwenden, um Kontaktinformationen zu importieren.
Ein neuer Look für Outlook
Mit der integrierten Exportfunktion von Outlook können Sie E-Mails sichern und wiederherstellen, falls Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren, sei es aufgrund eines verlorenen Passworts oder eines Hackerangriffs. Da die Online-Kommunikation so weit verbreitet ist, können Sie sich die Kopfschmerzen ersparen, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um Ihre E-Mails regelmäßig zu sichern, und sich um verlorene Dateien kümmern müssen.
Wie oft exportieren Sie Outlook-E-Mails? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
