So legen Sie eine Abwesenheitsnachricht in Skype fest

Die verschiedenfarbigen Status in Skype for Business informieren Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit und Ihren Verfügbarkeitsgrad. Wenn Sie wissen müssen, wie das geht, zeigen wir es Ihnen in diesem Artikel.

Zuerst führen wir Sie durch die Einrichtung einer Abwesenheit mit automatischen Antworten in Windows 10; dann, wie Sie weitere Informationen hinzufügen, indem Sie Ihre Verfügbarkeit in Skype festlegen. Da die Mac-Version von Skype for Business derzeit keine Outlook-Kalenderinformationen erhält, zeigen wir Ihnen außerdem die Schritte für eine Problemumgehung.

Option 1: MS Outlook mit Skype for Business synchronisieren (lila Punkt mit automatischen Antworten)

Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht mit automatischer Antwort in Windows ein

Bevor Sie Ihre Abwesenheit mit automatischen Antworten einrichten, müssen Sie überprüfen, welche Art von Outlook-Konto Sie haben, da dies von den Schritten abhängt, die Sie befolgen müssen:

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Kontoeinstellungen.
   
2. Wählen Sie Kontoeinstellungen und überprüfen Sie dann die Spalte Typ:
   
   • Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, lautet Ihr Konto Microsoft Exchange.
     
   • Wenn es sich um eine private E-Mail wie Google Mail handelt, ist Ihr Konto IMAP oder POP3.

So richten Sie eine automatische Abwesenheitsantwort für ein Microsoft Exchange-Konto ein:

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie dann Datei > Automatische Antworten.
   
2. Klicken Sie im Feld Automatische Antworten auf Automatische Antworten senden.
   
   • Sie können einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten festlegen, der zur Endzeit endet; Andernfalls müssen Sie es manuell ausschalten.
     
   • Verwenden Sie die Option „Regeln und Benachrichtigungen“, um Ihre Abwesenheit einzurichten, wenn die Option „Automatische Antworten“ nicht vorhanden ist.
3. Geben Sie auf der Registerkarte „In meiner Organisation“ die Antwort ein, die Sie während Ihrer Abwesenheit versenden möchten.
   
   • Die Option Jeder außerhalb meiner Organisation sendet Ihre automatische Antwort auf jede E-Mail.
     
4. Klicken Sie zum Speichern auf OK.
   

So erstellen Sie eine Abwesenheitsnachricht für Ihr IMAP- oder POP3-Konto:

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie dann Datei aus, um Ihre Kontoinformationsoptionen anzuzeigen.
   
2. Wählen Sie Neue Nachricht.
   
3. Vervollständigen Sie den Betreff und die Antwort für Ihre Vorlage.
   
4. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern unter.
   
5. Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage im Pulldown-Menü Dateityp ein; Klicken Sie dann auf Outlook-Vorlage (*.oft).
   
6. Wählen Sie den Speicherort und dann Speichern.
   

So erstellen Sie die Abwesenheitsregel:

1. Klicken Sie auf Datei > Regeln und Warnungen verwalten.
   
2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln im Feld Regeln und Warnungen die Option Neue Regel aus.
   
3. Wählen Sie Regel auf Nachricht anwenden, die ich erhalte unter der Regel „Von einer leeren Seite beginnen“ und dann „Weiter“.
   
4. Lassen Sie die Optionen für die Schritte 1 und 2 unverändert, um auf alle Ihre Nachrichten zu antworten, und klicken Sie dann auf Weiter.
   
5. Klicken Sie auf Ja, um die Regel für alle Nachrichten zu bestätigen.
   
6. Unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen; Klicken Sie dann auf Antworten mit einer bestimmten Vorlage.
   
7. Wählen Sie unter Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung den hervorgehobenen Text für eine bestimmte Vorlage aus.
   
8. Wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem aus der Option Antwortvorlage auswählen unter Suchen in aus.
   
9. Klicken Sie auf Ihre Vorlage und dann auf Öffnen > Weiter.
   
10. Fügen Sie alle erforderlichen Ausnahmen hinzu und klicken Sie dann auf Weiter.
    
11. Nennen Sie Ihre Regel jetzt etwas, z. B. Außer Haus.
12. Wenn Sie Ihre automatischen Antworten jetzt starten möchten, lassen Sie die Option Diese Regel aktivieren aktiviert und dann Fertig stellen, andernfalls deaktivieren Sie die Option, bis Sie bereit sind.
    

Notiz : Während Ihrer Abwesenheit müssen Sie Outlook laufen lassen, um die automatischen Antworten zu senden.

So aktivieren Sie die Regel:

1. Klicken Sie auf Datei > Regeln und Warnungen verwalten.
   
2. Suchen Sie unter E-Mail-Regeln in Regeln und Warnungen Ihre Regel, aktivieren Sie dann links davon das Kontrollkästchen und bestätigen Sie mit OK.
   

Setzen Sie schließlich Ihre Anwesenheit in Skype auf Aktiv:

Wo kann ich Dokumente aus meiner E-Mail drucken?

Immer wenn einer Ihrer Skype-Kontakte nach Ihnen sucht, wird neben Ihrem Namen ein kleiner violetter Punkt angezeigt. Dies bestätigt, dass Sie nicht im Büro sind, aber dennoch verfügbar und gesprächsbereit sind.

1. Melden Sie sich bei Skype an und wählen Sie Ihr Profilbild aus Chats aus.
   
2. Klicken Sie auf Ihren aktuellen Status und wählen Sie dann Aktiv aus.
   

Richten Sie einen Abwesenheits- und einen aktiven Skype-Status auf dem Mac ein

Notiz : Skype for Business auf dem Mac bietet derzeit keine Anwesenheitsdetails basierend auf einem Outlook-Kalender. Als Problemumgehung können Sie Ihren Status mit einer Abwesenheitsmeldung auf Aktiv setzen:

1. Melden Sie sich bei Skype an und klicken Sie auf Ihr Foto.
2. Wählen Sie Verfügbar aus dem Pulldown-Pfeil unter Ihrem Namen aus.

Dann, um Ihre Statusmeldung hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Ihr Foto und wählen Sie dann Zum Hinzufügen einer Statusmeldung klicken.
2. Geben Sie eine Nachricht ein, z. B. Ich bin gerade offline …. – ….. Bitte IM mir.
   • Um die Nachricht zu entfernen, klicken Sie einfach darauf und dann auf Löschen.

Wenn Ihre Kollegen Sie in ihren Skype-Kontakten suchen, sehen sie, dass Sie abwesend und verfügbar sind.

Option 2: MS Outlook-Kalender mit Skype synchronisieren (lila eingekreister Pfeil)

Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht mit/ohne automatische Antwort in Windows ein

Bevor Sie Ihre Abwesenheit einrichten, müssen Sie überprüfen, welche Art von Outlook-Konto Sie haben, da dies von den Schritten abhängt, die Sie befolgen müssen:

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Kontoeinstellungen.
   
2. Wählen Sie Kontoeinstellungen und überprüfen Sie dann die Spalte Typ:
   
   • Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, lautet Ihr Konto Microsoft Exchange.
     
   • Wenn es sich um eine private E-Mail wie Google Mail handelt, ist Ihr Konto IMAP oder POP3.

So richten Sie eine automatische Abwesenheitsantwort für ein Microsoft Exchange-Konto ein:

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie dann Datei > Automatische Antworten.
   
2. Klicken Sie im Feld Automatische Antworten auf Automatische Antworten senden.
   
   • Sie können einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten festlegen, der zur Endzeit endet; Andernfalls müssen Sie es manuell ausschalten.
     
   • Verwenden Sie die Option „Regeln und Benachrichtigungen“, um Ihre Abwesenheit einzurichten, wenn die Option „Automatische Antworten“ nicht vorhanden ist.
3. Geben Sie die Antwort, die Sie während Ihrer Abwesenheit erhalten möchten, auf der Registerkarte „In meiner Organisation“ ein. Sie können die Antwort auch leer lassen.
   
4. Die Option Jeder außerhalb meiner Organisation sendet Ihre automatische Antwort auf jede E-Mail. Wenn Sie die Antwort leer lassen möchten, empfiehlt Outlook, nur Meine Kontakte auszuwählen.
   
5. Klicken Sie zum Speichern auf OK.
   

So erstellen Sie eine Abwesenheitsnachricht für Ihr IMAP- oder POP3-Konto:

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie dann Datei aus, um Ihre Kontoinformationsoptionen anzuzeigen.
   
2. Wählen Sie Neue Nachricht.
   
3. Vervollständigen Sie den Betreff und die Antwort für Ihre Vorlage.
   
4. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern unter.
   
5. Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage im Pulldown-Menü Dateityp ein; Klicken Sie dann auf Outlook-Vorlage (*.oft).
   
6. Wählen Sie den Speicherort und dann Speichern.
   

So erstellen Sie die Abwesenheitsanweisung:

1. Klicken Sie auf Datei > Regeln und Warnungen verwalten.
   
2. Wählen Sie in der Option E-Mail-Regeln im Feld Regeln und Warnungen die Option Neue Regel aus.
   
3. Wählen Sie Regel auf Nachricht anwenden, die ich erhalte unter der Regel „Von einer leeren Seite beginnen“ und dann „Weiter“.
   
4. Lassen Sie die Optionen für die Schritte 1 und 2 unverändert, um auf alle Ihre Nachrichten zu antworten, und klicken Sie dann auf Weiter.
   
5. Klicken Sie auf Ja, um die Regel für alle Nachrichten zu bestätigen.
   
6. Unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen; Klicken Sie dann auf Antworten mit einer bestimmten Vorlage.
   
7. Wählen Sie unter Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung den hervorgehobenen Text für eine bestimmte Vorlage aus.
   
8. Wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem aus der Option Antwortvorlage auswählen unter Suchen in aus.
   
9. Klicken Sie auf Ihre Vorlage und dann auf Öffnen > Weiter.
   
10. Fügen Sie alle erforderlichen Ausnahmen hinzu und klicken Sie dann auf Weiter.
    
11. Nennen Sie Ihre Regel jetzt etwas, z. B. Außer Haus.
12. Wenn Sie möchten, dass Ihre automatischen Antworten jetzt beginnen, lassen Sie die Option Diese Regel aktivieren aktiviert und beenden Sie sie oder deaktivieren Sie die Option, wenn Sie bereit sind.
    

Notiz : Während Ihrer Abwesenheit müssen Sie Outlook aktiv lassen, um die automatischen Antworten zu senden.

So aktivieren Sie die Regel:

1. Klicken Sie auf Datei > Regeln und Warnungen verwalten.
   
2. Suchen Sie unter E-Mail-Regeln in Regeln und Warnungen Ihre Regel, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links davon und dann OK.
   

Stellen Sie schließlich Ihre Anwesenheit in Skype auf Off Work ein:

Immer wenn einer Ihrer Skype-Kontakte nach Ihnen sucht, sieht er einen kleinen, violetten, nach links zeigenden Pfeil und einen Punkt neben Ihrem Namen. Dies bestätigt, dass Sie abwesend und arbeitslos sind; somit inaktiv.

1. Melden Sie sich bei Skype an und wählen Sie Ihr Profilbild aus Chats aus.
   
2. Klicken Sie auf Ihren aktuellen Status und wählen Sie „Arbeitslos“.
   

Richten Sie einen Abwesenheits- und Abwesenheits-Skype-Status auf dem Mac ein

Notiz : Skype for Business auf dem Mac bietet derzeit keine Anwesenheitsdetails basierend auf einem Outlook-Kalender. Als Problemumgehung können Sie Ihren Status mit einer Abwesenheitsmeldung auf „Nicht im Büro“ setzen:

1. Melden Sie sich bei Skype an und klicken Sie auf Ihr Foto.
2. Wählen Sie aus dem Pulldown-Pfeil unter Ihrem Namen die Option Arbeitsfrei aus.

Dann, um Ihre Statusmeldung hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Ihr Foto und wählen Sie dann Zum Hinzufügen einer Statusmeldung klicken.
2. Geben Sie eine Nachricht ein, z. B. Ich bin gerade offline …. und wird zurückkehren ….
   • Um die Nachricht zu entfernen, klicken Sie einfach darauf und dann auf Löschen.

Wenn Ihre Kollegen Sie in ihren Skype-Kontakten suchen, sehen sie, dass Sie abwesend und nicht verfügbar sind.

Häufig gestellte Fragen zur Skype-Abwesenheit

Warum wird mein Skype-Abwesenheitsstatus immer noch angezeigt?

Wenn die Option Meine Abwesenheitsinformationen für Kontakte anzeigen unter Extras > Optionen > Persönlich aktiviert ist, wird Ihr Abwesenheitsstatus auch dann angezeigt, wenn er in Outlook deaktiviert ist.

Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich bitte an Microsoft technisches Support-Team zur Hilfe.

Kann ich den Abwesenheitsstatus mit Skype anstelle von Outlook deaktivieren?

Skype verwendet Ihre Outlook-Kalenderinformationen, um Ihren Status zu aktualisieren; Daher müssen Sie Ihre Abwesenheit über Outlook deaktivieren.

Anzeigen Ihres Abwesenheitsstatus in Skype

Das Instant Messaging-Tool von Skype for Business verwendet Ihre Outlook-Kalenderinformationen, um Ihre Skype-Kontakte über Ihren Status zu informieren. So sehen Ihre Kontakte auf einen Blick, ob Sie abwesend und verfügbar oder abwesend und nicht verfügbar sind.

Nachdem wir Ihnen nun die Schritte dafür gezeigt haben, waren Sie bei der Einrichtung erfolgreich – hat es wie erwartet funktioniert? Bitte teilen Sie uns dies im Kommentarbereich unten mit.