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So führen Sie eine Spesenabrechnung in QuickBooks aus



Das Ausführen von Spesenabrechnungen ist eine der wichtigsten Komponenten bei der Verwaltung Ihres Unternehmens mit QuickBooks. Es gibt Ihnen einen Überblick darüber, wofür Sie Ihr Geld ausgeben und ob Sie Ihre Finanzen richtig verwalten. Aber wie genau erstellen Sie Spesenabrechnungen in QuickBooks?

So führen Sie eine Spesenabrechnung in QuickBooks aus

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, eine Spesenabrechnung in QuickBooks zu erstellen. Wir werden auch einige andere ausgabebezogene Funktionen besprechen, die Ihnen helfen werden, Ihre Ausgaben in den Griff zu bekommen.

Wie führen Sie eine Spesenabrechnung in QuickBooks aus?

In QuickBooks müssen Sie Spesenabrechnungen nicht manuell erstellen. Das Programm erledigt dies automatisch für Sie im Bereich Reporting. Dieser Vorgang wird durchgeführt, indem Informationen aus den Ausgaben abgerufen werden, die Sie mit QuickBooks eingegeben haben. Um genaue Spesenabrechnungen zu gewährleisten, die Ihnen ein klares Bild der Ausgaben Ihres Unternehmens vermitteln, müssen Sie Ihre Ausgaben direkt in das Programm eingeben.

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Es gibt viele Arten von Berichten in QuickBooks. Der allgemeinste ist der Gewinn- und Verlustbericht, der alle Ihre Einnahmen und Ausgaben anzeigt. Wenn Sie eine konkrete Spesenabrechnung erstellen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die „Spesenabrechnung nach Lieferanten“ ausführen. So geht's:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Berichte.
  2. Wählen Sie im Bereich Unternehmen und Finanzen den gewünschten Bericht aus.
  3. Wählen Sie Spesen nach Lieferantendetails.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht, um darauf zuzugreifen.

Jetzt haben Sie einen Überblick über bestimmte Ausgaben Ihres Unternehmens. Wenn Sie den Bericht drucken möchten, klicken Sie auf die Option „Drucken“ und passen Sie Ihre Druckeigenschaften an. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie erneut Drucken.

Sie können Ihren Bericht auch als PDF-Datei speichern. Rufen Sie einfach den Abschnitt Datei auf und klicken Sie auf Als PDF speichern.

Quickbooks So führen Sie einen Spesenbericht aus

Wie führen Sie Lieferantenkostenberichte auf QuickBooks Desktop aus?

Wenn Sie QuickBooks auf Ihrem PC verwenden, ist das Ausführen von Spesenabrechnungen je nach Anbieter etwas anders. Der Ablauf ist wie folgt:

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  1. Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks-Desktop an.
  2. Drücken Sie oben auf Ihrem Bildschirm auf die Registerkarte Berichte.
  3. Wählen Sie Kreditoren und Verbindlichkeiten und dann Details zu unbezahlten Rechnungen aus.

Dadurch erhalten Sie Zugriff auf alle unbezahlten Rechnungen Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können Sie jedoch nicht viele detaillierte Informationen zu jedem Anbieter sehen, mit dem Ihr Unternehmen zusammenarbeitet. Gehen Sie wie folgt vor, um sich die einzelnen Ausgaben der Anbieter genauer anzusehen:

  1. Wählen Sie die Registerkarte „Bericht anpassen“ in Ihrer Anzeige für unbezahlte Rechnungen.
  2. Wählen Sie die Option Filter.
  3. Stellen Sie die Parameter so ein, dass Rechnungen mit bezahltem Status angezeigt werden.

Dadurch werden Ihre Ausgaben kategorisiert und Sie erhalten einen Überblick über jede Rechnung, die Ihr Unternehmen bezahlt hat. Wenn zu viele Rechnungen auf dem Bildschirm angezeigt werden, können Sie die Ausgaben weiter kategorisieren, indem Sie einen Datumsbereich auswählen.

So zeigen Sie Ausgaben auf Jahresbasis an

Die jährliche Überprüfung Ihrer Geschäftstätigkeit trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen zahlungsfähig bleibt. Dementsprechend ist die Durchsicht der Ausgaben, die Ihrem Unternehmen jedes Jahr entstehen, ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung Ihrer Finanzen mit QuickBooks. So können Sie Ihre Ausgaben jährlich nachverfolgen:

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  1. Klicken Sie auf das Menü Berichte.
  2. Gehen Sie zu Bericht nach Name suchen und wählen Sie Transaktionsdetails nach Konto aus.
  3. Drücken Sie beim Betrachten Ihres Berichts auf die Registerkarte Anpassen.
  4. Drücken Sie die Filter-Taste, um auf weitere Optionen zuzugreifen.
  5. Drücken Sie im Menü „Transaktionstyp“ auf „Kosten“.
  6. Wählen Sie im Kontomenü die Konten aus, die Sie in Ihrem Bericht sehen möchten.
  7. Wählen Sie die Option Bericht ausführen.
  8. Wählen Sie Berichtszeitraum und dann Dieses Geschäftsjahr oder Dieses Kalenderjahr aus.
  9. Drücken Sie die Option Bericht ausführen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie Anpassung speichern drücken, um die Einstellungen für Ihren Bericht zu speichern. Dadurch müssen Sie nicht jedes Mal dieselben Änderungen vornehmen, wenn Sie Ihren Bericht erhalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um erneut zu Ihrem benutzerdefinierten Bericht zu gelangen:

  1. Greifen Sie auf den Abschnitt Berichte zu.
  2. Drücken Sie Benutzerdefinierte Berichte.
  3. Wählen Sie den benutzerdefinierten Bericht aus.
Quickbooks Führen Sie eine Spesenabrechnung durch

So zeigen Sie Ausgaben an

Wenn Sie möchten, dass Ihre Spesenabrechnungen den Geldbetrag anzeigen, den Sie den Anbietern pro Monat zahlen, können Sie dies folgendermaßen tun:

  1. Rufen Sie das Menü Berichte auf.
  2. Suchen und wählen Sie Zusammenfassung der Ausgaben nach Anbieter aus.
  3. Drücken Sie die Option Anpassen.
  4. Geben Sie den Datumsbereich für Ihren Berichtszeitraum an, abhängig von den Daten Ihrer Rechnungen.
  5. Drücken Sie das Menü Spalten auf der Registerkarte Spalten/Zeilen.
  6. Wählen Sie Monate aus.
  7. Drücken Sie die Option Bericht ausführen.

Folgendes sollten Sie tun, um Ihre monatlichen Berichte zu speichern:

  1. Drücken Sie, während Ihr Bericht ausgeführt wird, auf die Registerkarte Anpassung speichern.
  2. Geben Sie den Namen Ihres Berichts ein.
  3. Wählen Sie aus, ob Sie Ihren Bericht mit ausgewählten Benutzern oder allen Benutzern teilen möchten. Wenn Sie keine der Optionen auswählen, hat nur der Ersteller des Berichts Zugriff darauf.
  4. Drücken Sie die OK-Taste.

Nachdem Sie Ihren Bericht gespeichert haben, ist es ziemlich einfach, ihn zu finden. Folgen Sie einfach diesen Aktionen:

  1. Greifen Sie auf das Menü Berichte zu.
  2. Wählen Sie Benutzerdefinierte Berichte.
  3. Suchen Sie anhand des zuvor gespeicherten Namens nach Ihrem Bericht.

Halten Sie Ihre Ausgaben in Schach

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre Spesenabrechnungen in QuickBooks erstellen, sowohl auf jährlicher als auch auf monatlicher Basis, wird es viel einfacher, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Sie können jederzeit auf Ihre Berichte zugreifen, um zu sehen, ob unnötige Ausgaben Ihrem Geschäft geschadet haben. Wenn dies der Fall ist, verwenden Sie QuickBooks, um festzustellen, welche Ausgaben in Ihrem Unternehmen keinen Platz haben.

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