Wir haben sah die Fallstricke bei der Verwendung einer Tabellenkalkulationsanwendung wie Excel zum Speichern von Datenlisten. Dieser Ansatz mag auf den ersten Blick wie die beste Lösung erscheinen, aber Sie können auf Probleme stoßen, diese Daten mit mehreren Benutzern zu teilen, den Inhalt zu validieren oder sogar durch Ihre Daten zu navigieren. Warum? Weil Sie ein Werkzeug verwenden, das nicht für diese Aufgabe entwickelt wurde.
Jetzt betrachten wir einen imaginären (aber typischen) Fall eines Unternehmens, das eine tabellenbasierte Liste verwendet, und sehen uns an, wie diese in eine Datenbankanwendung umgewandelt werden könnte, um solche Probleme zu überwinden.
Wie Arbeitsmappen aus dem Ruder laufen
Unsere Liste begann als einfache Aufzeichnung von Projekten, die für Kunden durchgeführt wurden. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Zahl der Kunden. Namen und Kontaktdaten wurden der Arbeitsmappe hinzugefügt. Außerdem war eine Möglichkeit erforderlich, die Aktivitäten verschiedener Mitarbeiter in diesen Projekten aufzuzeichnen, sodass dieser Arbeitsmappe noch mehr Daten hinzugefügt wurden.
An diesem Punkt wurde der Tabellenkalkulationsansatz nicht praktikabel: Es gab viel zu viele Leute, die versuchten, es auf dem neuesten Stand zu halten, oft gleichzeitig. Das Unternehmen versuchte, einen Arbeitsplan einzurichten, sodass die Mitarbeiter abwechselnd die Arbeitsmappe aktualisierten. Dies bedeutete jedoch, dass einige Aufgaben vergessen wurden, bevor sie aufgezeichnet wurden.
Am Ende richten die Leute ihre eigenen Arbeitsmappen ein, um den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten, und denken manchmal daran, die Daten am Ende der Woche in die Hauptarbeitsmappe zu kopieren. Die Mitarbeiter entwickelten eine eigene Abkürzung für diese Bücher, und einige änderten die Formatierung und die Reihenfolge der Spalten, um sie an ihre Arbeitsweise anzupassen. Das Kopieren dieser Daten in die Hauptarbeitsmappe führte zu einem schrecklichen Durcheinander.
Dies mag ein erfundenes Beispiel sein, aber ich habe all diese Praktiken im wirklichen Leben gesehen. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der Probleme, die durch diese Arbeitsweise aufgeworfen werden.
Viele Probleme
Sie können das erste Blatt unserer imaginären Tabelle sehen. Die erste Spalte enthält den Namen des Projekts, auf das sich jeder Eintrag bezieht. Einige dieser Namen sind jedoch lang, sodass die Mitarbeiter möglicherweise versucht waren, Abkürzungen zu verwenden. dadurch haben sich Tippfehler eingeschlichen. Das erschwert es, zuzuordnen, welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören. Die Lösung muss nicht schwierig sein: Sie können für jedes Projekt, auf das sich alle einig sind, einen Kurznamen wählen oder jedem Projekt eine ID-Nummer geben und diese automatisch in den Projektnamen übersetzen.
Es gibt ein ähnliches Problem mit der Spalte Gestartet. Einige Zellen enthalten ein Datum, andere zeichnen nur einen Monat auf – und ein oder zwei Datensätze sagen einfach Ja. Excel unterstützt die Datenvalidierung, sodass sichergestellt werden kann, dass bestimmte Zellen immer Daten eines bestimmten Typs enthalten – aber wenn eine Kalkulationstabelle ad hoc entwickelt wird, wird sie selten verwendet.
An diesem Punkt wird der Tabellenkalkulationsansatz unbrauchbar: Es gab viel zu viele Leute, die versuchten, es auf dem neuesten Stand zu halten
In einer Datenbankanwendung werden Sie dieses Problem nicht haben, da der Datentyp des Feldes von vornherein festgelegt wird. Wenn Sie das genaue Datum des Arbeitsbeginns nicht kennen, können Sie den Ersten des Monats oder den 1. Januar verwenden, wenn Sie nur das Jahr kennen. Wenn das Projekt noch nicht gestartet wurde, können Sie das Feld leer lassen – eine NULL in Bezug auf die Datenbank. Wenn Sie wussten, dass das Projekt gestartet wurde, aber nicht wussten, wann, können Sie ein Datum verwenden, das normalerweise für Ihre Daten unmöglich wäre, z. B. 1.1.1900. Es wird sofort leicht, Projekte zu sortieren und einen chronologischen Überblick über die Aktivitäten zu erhalten.
Eine subtilere Herausforderung bietet die Spalte mit der Bezeichnung Client. Die Einträge in dieser Spalte sind mit nichts anderem in der Arbeitsmappe verknüpft, aber auf Blatt 1 befindet sich eine Liste von Kunden, auf die sie sich wahrscheinlich bezieht. Es ist verwirrend, mehrere Listen der gleichen Elemente mit unterschiedlichen Namen zu speichern. Sie müssen die Namensgebung klären und sich auf einen eindeutigen Namen für diese Entität einigen: Sind es Kunden oder Kunden?
Die Statusspalte ist eine weitere, in der es keine Validierung gab, also haben sich die Leute wieder dafür entschieden, zu schreiben, was sie wollen. Es wäre besser, eine kurze Liste aller zulässigen Werte zu erstellen.
Das zweite Blatt – Blatt 1 – ist ebenso problematisch. Zunächst einmal ist der Blattname nicht beschreibend. Was es tatsächlich enthält, ist eine Liste mit der Überschrift Kunden, die jedoch in Excel nicht als Tabelle formatiert ist: Die Adresse befindet sich in einem Feld, was Ihre Möglichkeit einschränkt, die integrierten Tools von Excel zum Suchen oder Sortieren zu verwenden. Sie könnten beispielsweise nach Adressen filtern, die Cardiff enthalten, aber die Ergebnisse würden auch diejenigen an der Cardiff Road in Newport enthalten.
Wenn es um Adressen geht, verwenden Sie am besten separate Felder für Postleitzahl, Landkreis, Stadt und Straße (obwohl die Landkreisinformationen für britische Adressen optional sind – siehe Bitte keine Landkreise, wir sind Briten). Straße sollte alles enthalten, was nicht in den anderen Teilen der Adresse steht.
Es gibt ein Kontaktfeld, das auch Probleme bereitet. Wenn wir mehrere Kontakte innerhalb eines Einzelkundenunternehmens haben, wurden ihre Namen alle in dieses Feld zusammengefasst, während ihre Telefonnummern und E-Mail-Adressen in den anderen Feldern ähnlich platziert wurden. Diese zu trennen wird eine Herausforderung sein – insbesondere wenn im Kontaktfeld drei Namen, aber nur zwei Telefonnummern stehen.
Die letzte Spalte in diesem Blatt trägt die Überschrift Zuletzt kontaktiert: Mitarbeiter sollen dies jedes Mal aktualisieren, wenn sie mit einem Kunden in Kontakt treten. Da diese Informationen für den Mitarbeiter eine zusätzliche Sache sind, die sie sich merken müssen, und es keine Garantie dafür gibt – zumal sie auf einem zweiten Blatt versteckt sind – sind sie unzuverlässig. Dies ist wirklich etwas, das der Computer automatisch verfolgen sollte.
Schließlich kommen wir zu den Aufgabenblättern, in denen die Aufgaben und Kommentare für jeden Mitarbeiter aufgeführt sind. Diese werden nicht einheitlich benannt und enthalten nicht dieselben Spalten in derselben Reihenfolge. Während es für einzelne Benutzer sinnvoll ist, ihre Daten auf eigenen Blättern einzugeben, erschwert die fehlende Kohärenz die Zusammenstellung und Analyse der Daten. Wenn ein Manager beispielsweise sehen möchte, welche Arbeit an jedem Projekt geleistet wurde, müssen alle Aufgaben von den einzelnen Blättern von Hand in eine Liste kopiert werden, bevor sie sortiert und berichtet werden können.
Aufbau Ihrer Datenbank
Das Aussortieren dieser Probleme wird einige Arbeit in Anspruch nehmen, möglicherweise mehrere Tage. Da die Benutzer wahrscheinlich weiterhin das alte System verwenden müssen, während wir ein neues erstellen, ist es am besten, eine Kopie der vorhandenen Arbeitsmappen zu erstellen, mit denen sie arbeiten können. Das bedeutet, dass wir jeden Schritt bei der Konvertierung der Daten dokumentieren wollen, damit wir ihn bei der Umstellung auf das neue System schnell wiederholen können.
Als erstes müssen Sie die Daten in Ihrer Excel-Arbeitsmappe bereinigen. Die Verwendung von Suchen und Ersetzen kann hilfreich sein, und Sie sollten alle Spalten oder Zeilen löschen, die keine Daten enthalten (außer der Spaltenüberschriftszeile, die beibehalten werden muss). Fügen Sie jedem Blatt in Spalte A eine ID-Spalte hinzu und füllen Sie sie mit inkrementellen Zahlen, indem Sie 1 in die erste Zelle eingeben, bis zum Ende der Daten auswählen (Umschalt+Ende, Nach unten) und dann den Befehl Nach unten ausfüllen (Strg+D .) ). Erstellen Sie eine Masterliste mit Projektnamen, und verwenden Sie überall dort, wo ein Projektname aufgezeichnet wird, die Funktion VLookup(), um seine Master-ID-Nummer zu bestätigen; Wenn keine Nummer vorhanden ist, liegt eine Inkonsistenz in Ihren Daten vor.
Sobald Ihre Daten sauber sind, ist es an der Zeit, eine neue Datenbank zu entwerfen, um sie zu speichern. Wir verwenden Access 2013, da es in unserem theoretischen Beispiel allen unseren Benutzern über unser Office 365-Abonnement zur Verfügung steht. Wenn Sie eine neue Access-Datenbank erstellen, haben Sie die Wahl, sie als Access-Webanwendung oder als Access-Desktopdatenbank zu erstellen. Web-Apps haben eine vereinfachte Benutzeroberfläche und können nur verwendet werden, wenn Sie Office 365 mit SharePoint Online oder SharePoint Server 2013 mit Access Services und SQL Server 2012 haben. Wir verwenden die traditionelle Desktop-Datenbank, da sie mehr Optionen und mehr Kontrolle über die Benutzererfahrung.
Wählen Sie diese Option aus, um eine neue Desktopdatenbank zu erstellen und sie zu benennen: Access erstellt eine neue Tabelle namens Tabelle 1 und platziert Sie in der Entwurfsansicht mit einer Spalte namens ID. Hier können Sie die Tabellen entwerfen, die Sie in Ihrer Datenbank benötigen. Jede Tabelle sollte ein ID-Feld haben (eine automatisch inkrementelle Ganzzahl), aber um Verwirrung zu vermeiden, ist es am besten, ihr einen aussagekräftigeren Namen zu geben. In der Projects-Tabelle wäre es ProjectID, CustomerID in der Customers-Tabelle und so weiter.
Sie können den Datentyp für jede erstellte Spalte festlegen, und Sie müssen jeder Spalte einen Namen geben und alle anderen Eigenschaften und Formatierungen entsprechend dem Feld festlegen. Stellen Sie wie beim ID-Feld sicher, dass aus den Spaltennamen ersichtlich ist, welche Daten in das Feld eingegeben werden sollen – verwenden Sie also beispielsweise ProjectName statt nur Name, DueDate statt Due. Sie können die Schaltfläche Name & Beschriftung im Menüband verwenden, um eine abgekürzte Beschriftung sowie den expliziten Namen zu erstellen. Sie können Leerzeichen in Spaltennamen verwenden, müssen sie jedoch beim Schreiben von Abfragen und Berichten in eckige Klammern setzen.
Während es für Benutzer sinnvoll ist, ihre Daten auf ihren eigenen Blättern einzugeben, erschwert die mangelnde Kohärenz die Analyse
Legen Sie die Formatierung von Spalten wie PercentageComplete auf Percent und Datumsangaben auf ShortDate fest und auch die maximale Länge von Textfeldern auf einen sinnvollen Wert, oder sie sind alle 255 Zeichen lang. Denken Sie daran, dass einige Wörter (z. B. Datum) reserviert sind, sodass Sie sie nicht als Spaltennamen verwenden können: Verwenden Sie stattdessen TaskDate oder etwas anderes, das aussagekräftiger ist.
Wenn es um Spalten geht, in denen Sie einen Wert in einer anderen Tabelle nachschlagen möchten (z. B. die Spalte Kunde in der Tabelle Projekte), definieren Sie diese anderen Tabellen in Access, bevor Sie die Nachschlagespalte hinzufügen. Beim Status ist es am einfachsten, einfach die anzuzeigenden Werte in die Dropdown-Liste einzugeben – dies macht es jedoch schwierig, die Liste der möglichen Werte später hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Es sei denn, Sie haben es mit einer kurzen Liste zu tun, bei der sich mögliche Werte wahrscheinlich nicht ändern werden – z. B. ein Feld, in dem das Geschlecht einer Person aufgezeichnet wird –, ist es besser, eine weitere Tabelle für Einträge wie ProjectStatus zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die Liste in Zukunft ohne Programmieränderung einfach um zusätzliche Optionen erweitern.
Verbesserungen
Während wir unsere Datenbank entwerfen, können wir Verbesserungen gegenüber der alten tabellenbasierten Vorgehensweise implementieren. Eine Beschwerde unserer Benutzer bei ihren Excel-Arbeitsmappen war, dass jede Aufgabe nur eine Zelle für Kommentare enthielt, und manchmal mussten sie mehr als einen Kommentar zu einer Aufgabe abgeben – oder der Vorgesetzte musste einen Kommentar zu einer Aufgabe abgeben und dann der Benutzer darauf antworten. Alles in eine einzige Zelle zu stopfen, machte es schwer zu erkennen, wann und von wem Kommentare gemacht wurden. Wir können es besser machen, indem wir eine separate Tabelle für Kommentare erstellen, die mit der Tabelle Aufgaben verknüpft ist. Auf diese Weise kann jede Aufgabe beliebig viele Kommentare haben, mit separaten Feldern für Datum, Benutzername und Text.
Eine weitere Verbesserung, die wir vornehmen können, besteht darin, Einträge wie ProjectStatus so einzustellen, dass sie in einer bestimmten Reihenfolge statt in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden – zum Beispiel möchten Sie möglicherweise, dass Abgeschlossen am Ende der Liste angezeigt wird. Fügen Sie dazu eine DisplayOrder-Spalte hinzu und verwenden Sie diese zum Sortieren der Nachschlageliste. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, das ID-Feld zu verwenden. damit konnten alle neuen Datensätze nur am Ende der Liste stehen.
Um sicherzustellen, dass unsere Daten sauber bleiben, können wir Felder, die der Benutzer ausfüllen muss, als erforderlich markieren und eine Validierung hinzufügen, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten das richtige Formular haben. Sie können sich das Leben leichter machen, indem Sie sinnvolle Standardwerte festlegen: Das Feld CommentDate in der Tabelle Comments könnte seinen Standardwert auf =Date() setzen, wodurch es automatisch auf das heutige Datum gesetzt wird, wenn ein neuer Kommentar erstellt wird. Sie können die Validierung zusammen mit einer Zurückgezogenen Spalte in einer Tabelle (einem booleschen Wert) verwenden, um zu verhindern, dass Benutzer neue Datensätze mit bestimmten Werten hinzufügen. Auf diese Weise können Sie historische Werte behalten, die früher gültig waren, aber nicht mehr verwendet werden. Diese Funktionen finden Sie alle in den Tabellentools | Registerkarte Felder im Menüband oder in den Feldeigenschaften in der Tabellenentwurfsansicht.
Importieren Ihrer Daten
Sobald Ihre Tabellen eingerichtet sind, können Sie die externen Daten | Importieren und verknüpfen | Excel-Schaltfläche im Menüband, um die Daten aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe an die Tabellen in Ihrer Access-Datenbank anzuhängen. Erstellen Sie vor dem Start eine Sicherungskopie Ihrer leeren Access-Datenbank, falls etwas schief geht, und füllen Sie die kleinen Tabellen bei Bedarf von Hand aus. Erstellen Sie anschließend eine weitere Sicherung, damit Sie zu diesem Punkt zurückkehren können, wenn in den folgenden Schritten etwas schief geht.
Importieren Sie nun die Haupttabellen, die nicht von anderen Tabellen abhängig sind, z. B. Kunden, bevor Sie die Tabellen mit Beziehungen abschließen, z. B. Projekte und Aufgaben. Wenn Sie die Spalten in Ihrer Excel-Arbeitsmappe neu anordnen und umbenennen, damit sie den Feldern in Ihrer Access-Datenbank so gut wie möglich entsprechen, sollten Sie keine Schwierigkeiten beim Importieren der Daten haben. Denken Sie daran, sich alles, was Sie tun, zu notieren, damit Sie es später wiederholen können, wenn Sie die Daten erneut konvertieren müssen.
Sobald die Daten importiert sind, sollten die Tabellen in der Datenblattansicht ähnlich wie die Excel-Arbeitsblätter funktionieren – jedoch mit einer viel besseren Datenvalidierung, -suche und -sortierung. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt basierend auf diesen Daten neue Formulare und Berichte entwerfen: Ein Master-/Detailformular für Projekte könnte beispielsweise die Daten eines Projekts oben im Formular und ein Raster der Aufgaben dafür anzeigen Projekt ganz unten.
Sie können auch ein Formular 'Meine Aufgaben' einrichten, das alle ausstehenden Aufgaben für den aktuellen Benutzer auflistet, und einen Bericht 'Überfällige Aufgaben', der alle ausstehenden Aufgaben für alle Benutzer auflistet, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist.
Keine Landkreise, bitte, wir sind Briten
Wenn Sie Adressen in Ihrer Datenbank speichern, ist es wichtig zu verstehen, welche Informationen Sie tatsächlich benötigen. Obwohl Landkreisinformationen für das Marketing nützlich sein können – und für einige ausländische Adressen erforderlich sein können – werden sie in britischen Adressen nicht mehr offiziell verwendet.
Wie erstellt man eine Karte in Minecraft?
Der Grund dafür ist, dass britische Postadressen auf dem Konzept einer Poststadt beruhen, in der die Post für Sie gesendet und sortiert wird, bevor sie an Ihre Tür geliefert wird. Nicht alle Städte oder Dörfer werden von Poststädten in derselben Grafschaft bedient – zum Beispiel erhält Melbourn (in Cambridgeshire) seine Post über Royston (in Hertfordshire) – so dass die Angabe eines Bezirks in der Adresse nicht unbedingt hilft.
Um Verwirrung zu vermeiden, hat die Post bereits 1996 die Verwendung von Landkreisen in Adressen eingestellt und sich stattdessen auf Postleitzahleninformationen verlassen – und plant, bis 2016 Landkreisnamen aus der Alias-Datei mit zusätzlichen Adressinformationen zu entfernen. Wenn Sie also einen Landkreis in einer britischen Adresse angeben, wird dieser einfach ignoriert.
