Was ist der beste Weg, um E-Mails geräteübergreifend zu synchronisieren?

Wie viele E-Mail-fähige Geräte besitzen Sie? Und wie viele verwenden Sie regelmäßig? Für mich ist es ein Desktop im Büro, ein klobiger, leistungsstarker Windows-Laptop, den ich zu Hause verwende, und ein tragbarerer, den ich auf Reisen mitnehme, ein Mac, drei Tablets (Reise, Nachttisch und Couchtisch) und vielleicht vier verschiedene Telefone, die Ich teste zu jeder Zeit.

Jetzt merke ich, dass ich kein typischer Benutzer bin, zumal drei der Telefone und eines der Tablets ausgeliehen sind, aber ich finde es nicht ungewöhnlich, dass jemand einen Arbeits-PC, einen Heim-PC, einen Laptop, usw Telefon und möglicherweise ein Tablet, die alle Zugriff auf dasselbe E-Mail-Konto benötigen. Oder wahrscheinlicher, mehrere Konten.

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Ich denke, es ist nicht ungewöhnlich, einen Arbeits-PC, einen Heim-PC, einen Laptop, ein Telefon und möglicherweise ein Tablet zu haben

Es gibt jedoch Probleme, und sie entstehen nicht so sehr beim Senden oder Empfangen von E-Mails – die meisten Geräte verfügen heutzutage über brillante Clients dafür. Nein, was die Leute stört, ist, dass ihre E-Mails über mehrere Computer und Handhelds hinweg ordnungsgemäß synchronisiert werden. Wenn Sie immer noch mit POP3 arbeiten (und viele Leute dazu gezwungen sind), wurde eine bestimmte eingehende E-Mail möglicherweise auf ein Gerät heruntergeladen und vom Server gelöscht. Wenn Sie dann von Ihrem Telefon oder Tablet aus darauf antworten möchten, werden Sie feststellen, dass es nicht vorhanden ist. Wenn Sie vor ein paar Wochen auf eine E-Mail geantwortet haben und in Ihrem Ordner Gesendete Objekte darauf zurückgreifen möchten – wiederum mit einem traditionellen POP3-Setup – müssen Sie sich dafür auf demselben Computer befinden. Es ist sehr chaotisch.

Es gibt eine Reihe von Lösungen, und ich werde hier mehrere durchgehen – meine Liste wird nicht vollständig sein und ich bin sicher, einige von Ihnen werden andere (wahrscheinlich bessere) Ideen haben, also fügen Sie gerne unten einen Kommentar hinzu.

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Die Grundlagen

Beginnen wir mit den Grundlagen. Standardmäßig löschen die meisten E-Mail-Clients eine E-Mail von einem POP3-Server, sobald sie heruntergeladen wurde: Sie finden normalerweise irgendwo in den Einstellungen oder Optionen eine Option, um E-Mails für xx Tage auf dem Server zu belassen. Stellen Sie das auf etwa 30 Tage oder was auch immer zu Ihrer Arbeitsumgebung passt, und Sie erhalten zumindest alle Ihre E-Mails auf allen Ihren Geräten. Sie müssen den Zeitraum so einstellen, dass ein einzelnes Gerät ohne Sie auf dem Schreibtisch sitzen kann. Oh, und was von entscheidender Bedeutung ist, ist, dass Sie diese Konfigurationsänderung auf allen Ihren POP3-Clients vornehmen müssen – lassen Sie nur einen auf der Standardeinstellung und das Setup wird vollständig beendet.

Was ist mit gesendeten E-Mails? Wie erhalten Sie diese auf all Ihren Geräten? Nun, es ist vielleicht ein bisschen umständlich, aber der einfachste Weg ist, alle Ihre E-Mails per CC (oder vorzugsweise BCC) an sich selbst zurückzusenden. Tatsächlich können Sie viele E-Mail-Clients so einstellen, dass dies automatisch geschieht. Bei anderen, beispielsweise Outlook, können Sie eine Regel erstellen, um alle gesendeten E-Mails automatisch an eine andere Adresse weiterzuleiten, und dies kann Ihre eigene Adresse sein, wodurch die E-Mails an Ihr eigenes Konto zurückgesendet werden.

Leider können Sie mit Outlook 2010 solche E-Mails nur CC, nicht BCC, was kein massives Problem darstellt, aber seltsam aussehen kann, wenn andere sehen, dass Sie alle Ihre E-Mails mit CC versehen. Es gibt einen Weg, dies mit benutzerdefiniertem VB-Code zu umgehen, und vielleicht werde ich in Zukunft darauf zurückkommen.

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Eine andere Option, die meiner Meinung nach von vielen empfohlen wird, besteht darin, ein Gmail- oder Hotmail-Konto einzurichten und es als E-Mail-Archiv zu verwenden, um sowohl Ihre ein- als auch ausgehenden Nachrichten dorthin weiterzuleiten. Es funktioniert gut, aber besonders praktisch finde ich es nicht – wenn Sie zum Beispiel nach einer E-Mail von vor einem Jahr suchen, aber nur eine vage Vorstellung vom Namen der Person haben, mit der Sie kommuniziert haben, sind Sie am Ende mehrere Suchen an zwei verschiedenen Orten durchführen.

Sie fragen sich vielleicht, warum nicht Gmail als Ihr Haupt-E-Mail-Anbieter verwenden? Dies ist eine Option, insbesondere wenn Sie die Apps-Version verwenden, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Domainnamen zu verwenden (ich glaube, unser geschätzter RWC-Redakteur Dick Pountain tut dies). Probleme entstehen, wenn Sie auf E-Mails aus mehreren Quellen zugreifen und darauf reagieren müssen – zum Beispiel habe ich einen Mailserver, der persönliche und PC Pro-E-Mails verwaltet, dann cst-group.com für meine Webagentur, demographix.com für die Online-Umfrage Unternehmen, bei dem ich aushelfe, plus ein paar mehr. Die meisten Leute können ihren Arbeitgeber oder ISP nicht zwingen, Gmail zu verwenden!

Es gibt auch ein potenzielles Problem beim Schnüffeln, da viele Leute einfach nicht möchten, dass Google Zugriff auf alle ihre E-Mails hat und sie mit Anzeigen und Diensten basierend auf dem Inhalt anspricht. Sicher, Sie können dies in den Gmail-Einstellungen deaktivieren, aber ich habe nie eine klare Aussage von Google gesehen, ob dies das E-Mail-Scannen tatsächlich abschaltet oder nur keine gezielten Anzeigen anzeigt. Aus all diesen Gründen werden Gmail und Hotmail für viele Menschen einfach keine praktikablen Optionen sein, weder als Hauptanbieter noch als E-Mail-Archiv.