E-Mails können schwierig zu verwalten sein. In einer Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass Sie einen organisierten Posteingang haben, um die Effizienz aufrechtzuerhalten. Ein überfüllter Posteingang kann ziemlich lästig sein, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, durch Berge älterer E-Mails zu scrollen, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Früher dienten diese älteren E-Mails möglicherweise einem Zweck, sind aber inzwischen zu zusätzlichen Hürden bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail geworden. Ein mit Spam gefüllter Posteingang kann Ihre Fähigkeit, Ihre E-Mail-Bibliothek zu verwalten, erheblich beeinträchtigen. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, zu verhindern, dass Ihre E-Mails auf weiteren Spam-Listen landen – wir empfehlen diese jedoch Senden Sie Ihre E-Mail anonym – Sie müssen immer noch die alten Spam-Nachrichten löschen, die überhaupt erst in Ihren Posteingang gelangt sind.
Um viel Zeit zu sparen, würde ich nicht empfehlen, alle Ihre älteren E-Mails manuell zu löschen. Stattdessen können Sie diese E-Mails mithilfe von Filtern viel schneller entfernen. Durch das Erstellen eines Filters können Sie alte Nachrichten basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen löschen. Das einzige Problem, das ich bei der Verwendung von Filtern sehe, ist, dass sie nur für neu empfangene Nachrichten gelten. Sie können in Zukunft Filter anwenden, um sicherzustellen, dass die Anhäufung nicht ein zweites Mal auftritt. Aber was ist mit den E-Mails, die jetzt Ihren Posteingang füllen?
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Alte E-Mails in Gmail automatisch löschen
Es gibt ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie die älteren, nicht mehr benötigten E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang loswerden möchten. Ich erkläre Ihnen, wie Sie Ihre Filter einrichten, sie für die zukünftige Verwendung anwenden und mit dem Gmail-Add-on alle aktuellen alten E-Mails entfernen. E-Mail-Studio .
Einrichten Ihrer Filter
Das Wichtigste zuerst: Lassen Sie uns Ihr Gerät einrichten Filter .
Beginnen:
- Melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen bei Ihrem Gmail-Konto an.
- Suchen Sie die Zahnrad-Symbol . Dies ist das Gmail-Einstellungen Menü und befindet sich in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann aus Einstellungen aus dem Dropdown-Menü.
- Klicken Sie rüber zum Filter Registerkarte und klicken Sie dann auf Erstellen Sie einen neuen Filter .
- Im Hat die Worte Geben Sie im Eingabefeld Folgendes ein: älter_als:x Dabei ist „x“ der Zeitrahmen der Nachrichten, die Sie löschen möchten. Dabei handelt es sich um eine Zahl gefolgt von einem Buchstaben. Die folgenden Buchstaben beziehen sich auf den Zeitrahmen. Sie müssen „d“ für Tage, „w“ für Wochen und „m“ für Monate verwenden. Ein Beispiel wäre älter als:3d wenn Sie E-Mails löschen möchten, die älter als drei Tage sind.
- Klicken Sie anschließend auf Filter mit dieser Suche erstellen Taste.
- Füllen Sie die beschrifteten Felder aus Lösche es Und Filter auch anwenden auf mit einem Häkchen versehen, indem Sie darauf klicken.
- Klicken Sie abschließend Filter erstellen Um alle Ihre älteren E-Mails basierend auf dem gerade festgelegten Datum anzuzeigen, verschieben Sie sie aus Ihrem Posteingang in Ihren Papierkorb.
Wenn Nachrichten in Gmail gelöscht werden, verschwinden sie nicht sofort. Stattdessen finden Sie sie in Ihrem Papierkorb. Das bedeutet, dass diese E-Mails weiterhin auf Ihre Gesamtdatenkapazität angerechnet werden. Um sie vollständig zu entfernen, können Sie entweder warten, bis Gmail sie nach 30 Tagen automatisch löscht, oder sie alle jetzt selbst löschen. Um Letzteres auszuführen, klicken Sie auf Müll Ordner und klicken Sie dann auf den Link Leeren Sie jetzt den Papierkorb .
Filter für zukünftige Löschung (Erneutanwendung)
Der Titel dieses Artikels befasst sich mit dem automatischen Löschen. Leider können Filter nicht automatisch ausgelöst werden. Sie müssen zurückgehen und den Filter erneut auf Ihren aktuellen Posteingang anwenden.
So wenden Sie einen Filter erneut an:
- Gehen Sie zurück zu Ihren Einstellungen, indem Sie auf klicken Zahnrad-Symbol oben rechts im Gmail-Fenster und wählen Sie Einstellungen aus dem Dropdown.
- Drücke den Filter Tab.
- Da Sie bereits zuvor einen Filter erstellt haben, können Sie jetzt auf klicken Bearbeiten , das sich neben diesem Filter befindet. Wenn Sie zuvor mehrere Filter erstellt haben, können Sie den gewünschten Filter leicht finden, da die Kriterien für jeden Filter angezeigt werden.
- Klicken Weitermachen in dem Abschnitt, der mit Ihren Suchkriterien angezeigt wird. Es wird ein Bildschirm angezeigt, der dem ähnelt, der beim Einrichten des ursprünglichen Filters angezeigt wurde.
- Aktivieren Sie noch einmal das Kontrollkästchen neben Filter auch anwenden auf .
- Klicken Sie dieses Mal auf, um den Filter zu aktivieren Filter aktualisieren . Alle Ihre älteren E-Mails, die auf den angegebenen Zeitrahmen eingestellt sind, werden jetzt in die E-Mail-Adresse verschoben Müll Ordner.
E-Mail-Studio
E-Mail-Studio verfügt über eine praktische Funktion, die automatisch alle Ihre älteren E-Mails von einem bestimmten Absender oder solchen in einem bestimmten Ordner löscht. Die integrierte Funktion zur automatischen Bereinigung trägt dazu bei, dass Ihr Gmail-Postfach wesentlich besser organisiert bleibt, was zu einer effizienteren Arbeitsumgebung führt.
Mit Email Studio können Sie alle E-Mails, die sich seit mehr als drei Monaten in Ihrem Posteingang befinden, archivieren und mit „Als gelesen markieren“ versehen. Es ermöglicht Ihnen auch, alle E-Mails dauerhaft von Ihrem zu entfernen Müll Und Spam Ordner automatisch nach zwei Tagen. Als zusätzlichen Bonus beinhaltet die automatische Bereinigung eine E-Mail-Abmeldefunktion, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse ganz einfach aus allen lästigen Newsletter-Mailinglisten entfernen können. Das Add-on kann noch viel mehr, aber ich denke, dass die bereits genannten genau das hervorheben, was wir für diesen Artikel brauchen.
Die Nutzung des Basispakets ist kostenlos. Um das Produkt jedoch optimal nutzen zu können, wird eine Premium-Version zum Jahrespreis von 29 US-Dollar angeboten. Das Upgrade ermöglicht Ihnen die Erstellung mehrerer Sätze von Bereinigungsregeln und umfasst einen E-Mail-Planer, eine Weiterleitung und einen Autoresponder.
Richten Sie die automatische Bereinigung in Gmail ein und aktivieren Sie sie
Natürlich müssen Sie als Erstes das herunterladen und installieren E-Mail-Studio hinzufügen Auf. Sobald dies erreicht ist, können Sie das Email Studio-Symbol in der rechten Seitenleiste sehen, wenn Sie eine Ihrer Gmail-E-Mail-Nachrichten öffnen.
So suchen Sie in einem Subreddit
Um es zu benutzen:
- Öffne das E-Mail-Studio Add-on und melden Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto an.
- Sie sehen eine Liste mit Optionen. Wählen Sie aus diesen Optionen die aus E-Mail-Bereinigung Werkzeug.
- Klicken Sie dann auf Neue Regel hinzufügen um eine Regel aufzustellen (ähnlich wie Sie es mit dem gemacht haben Filter ).
- Das Einrichten einer Regel besteht aus zwei Teilen: Sie müssen eine Bedingung und dann eine Aktion angeben. Denken Sie an „Ursache und Wirkung“. Die Aktion wird ausgelöst, sobald die angegebene Bedingung erfüllt ist.
- Um eine Bedingung festzulegen, können Sie in Gmail erweiterte Suchparameter verwenden, z neuer als oder hat Anhang oder größer als . Verwenden Sie diese, um die genaue Übereinstimmung mit den gewünschten Gmail-E-Mails zu finden Archiv , senden Sie an die Müll oder in einen anderen Ordner verschieben.
- Sobald eine Regel erstellt wurde, klicken Sie auf Speichern Taste. Email Studio arbeitet jetzt im Hintergrund und führt stündlich eine Laufprüfung durch, um die angegebene Aktion auszuführen, wenn eine E-Mail die damit verbundenen Bedingungen erfüllt. Sie müssen überhaupt nichts manuell tun.
