Heutzutage sind Workflow-Management-Tools ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Teamzusammenarbeit, und Asana ist der perfekte Vertreter dafür. Diese Cloud-basierte Software bietet unzählige hervorragende Funktionen, mit denen Benutzer Aufgaben im Auge behalten und Aufgaben organisieren können.
Während Asana eine kostenlose Version der Software anbietet, haben zahlende Abonnenten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen. Diese Funktion ist unglaublich nützlich, um Arbeitsprojekte anzufordern oder wertvolles Feedback zu übermitteln. Auch wenn Asana-Formulare seit 2019 verfügbar sind, haben Sie vielleicht immer noch nicht das Beste daraus gemacht.
Hier ist, was Sie über das Erstellen eines Asana-Formulars und das Teilen mit anderen Teammitgliedern und externen Mitarbeitern wissen müssen.
Erstellen eines Formulars
Jedes Projekt in Asana hat eine eigene Registerkarte „Formulare“, mit der Sie schnell ein Aufnahmeformular für ein bestimmtes Arbeitsprojekt erstellen können.
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Beispielsweise müssen Sie möglicherweise jedes Teammitglied für eine Brainstorming-Sitzung an Bord holen. Indem Sie ein Formular erstellen, können Sie alle Ideen an einem Ort sammeln und organisieren. Also, wie funktioniert das?
Um ein Asana-Formular zu erstellen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.
- Gehe zu Asana und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
- Gehen Sie zum Abschnitt „Projekt“ und navigieren Sie zur Registerkarte „Formulare“.
- Wählen Sie die Option „Formular erstellen“ oder „Formular hinzufügen“. Sie werden feststellen, dass der Name des Projekts standardmäßig der Name des Formulars ist. Aber Sie können klicken, um es zu ändern.
- Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Teammitglieds oder Mitarbeiters ein.
- Wählen Sie im rechten Bereich die Registerkarte „Fragen“ aus. Geben Sie alle Fragen ein, die Sie im Formular sehen möchten.
- Um sicherzustellen, dass die Person, die das Formular erhält, jede Frage beantwortet, wählen Sie das Feld „Erforderlich“ neben jeder Frage aus.
- Wenn der Formularempfänger eine PDF-, Bild- oder Word-Datei anhängen muss, wählen Sie die Option „Anhang“ auf der Registerkarte „Fragen“.
- Klicken Sie auf „Fertig“.
Das ist alles dazu. Sie haben erfolgreich ein Asana-Formular erstellt.
So fügen Sie eine Folgefrage im Asana-Formular hinzu
Ihr Asana-Formular kann so einfach oder umfassend sein, wie Sie es brauchen. Wenn Sie Informationen von anderen Teammitgliedern anfordern, müssen Sie möglicherweise Folgefragen hinzufügen, die als „Formularverzweigung“ bezeichnet werden.
Auf diese Weise erhalten Sie genauere und detailliertere Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt. Die Schritte sind ziemlich einfach, da sich alles, was Sie tun müssen, auf der Registerkarte „Fragen“ befindet.
Hier ist, was zu tun ist.
- Gehen Sie zu Ihrem Asana-Konto und klicken Sie auf „Gehe zu einem bestimmten Projekt“ und wählen Sie die Registerkarte „Formulare“.
- Wählen Sie „Formular erstellen“ oder „Formular hinzufügen“ und öffnen Sie die Registerkarte „Fragen“.
- Wählen Sie auf derselben Registerkarte die Option „Dropdown“.
- Geben Sie alle Fragen in das Dropdown-Set ein.
- Wählen Sie neben jeder Frage „Zweig hinzufügen“, wenn Sie weitere Folgefragen stellen müssen.
- Wenn Sie möchten, dass Teamkollegen die Möglichkeit haben, mehr als eine Option aus dem Dropdown-Menü auszuwählen, klicken Sie auf die Option „Mehrfachauswahl“ auf der Registerkarte „Fragen“.
Erwähnenswert ist auch, dass die Personen, an die Sie das Formular senden, kein aktives Asana-Konto haben müssen, um das Formular ausfüllen zu können.
So zeigen Sie eine Vorschau eines Asana-Formulars an
Beim Erstellen Ihres Asana-Formulars ist es wichtig, im Auge zu behalten, wie es nach Fertigstellung aussehen wird. Aber Sie müssen nicht warten, bis es fertig ist, um Änderungen in letzter Minute vorzunehmen.
Stattdessen können Sie die Formularvorschau während des Vorgangs überprüfen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass sie professionell und leicht lesbar aussieht.
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Asana verfügt über eine integrierte Schaltfläche namens „Formular anzeigen“ im Abschnitt „Formulare“, die Ihnen einen schnellen Überblick darüber gibt, was Sie bis zu diesem Zeitpunkt getan haben.
So finden Sie es.
- Öffnen Sie Asana und gehen Sie zum Abschnitt „Formulare“.
- Wählen Sie die Option „Formular erstellen“ und beginnen Sie mit der Anpassung des Formulars.
- Navigieren Sie zu jedem Zeitpunkt des Vorgangs zur Schaltfläche „Vorschau“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Sie können sofort genau sehen, was die Formulareinreicher sehen werden, wenn sie mit der Eingabe der angeforderten Informationen beginnen.
So teilen Sie ein Asana-Formular
Das Erstellen eines Asana-Formulars ist ein ziemlich unkomplizierter Prozess, da die Plattform über eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche verfügt. Jetzt, da Sie das perfekte Formular erstellt haben, ist es an der Zeit, es mit anderen zu teilen.
Sobald Sie nach Abschluss des Formulars auf die Schaltfläche „Fertig“ klicken, erscheint in der oberen rechten Ecke des Fensters eine Schaltfläche „Formular-Link kopieren“. Alles, was Sie tun müssen, sind zwei Schritte, um es zu teilen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formularlink kopieren“ und kopieren Sie ihn in Ihre Zwischenablage.
- Fügen Sie den Link zu einer E-Mail oder allen Asana-Teamkollegen ein.
Wenn ein Absender das Formular ausfüllt, wird ihm eine Bestätigungsmeldung auf dem Bildschirm angezeigt, die ihn darüber informiert, dass das Formular erfolgreich gesendet wurde.
FAQ
Ist Asana kostenlos?
Eine kostenlose Version von Asana ist verfügbar und bietet einige der wichtigsten Funktionen wie Portfolios, Startdaten, Aufgabenzuweisung und andere. Diese Version von Asana bietet jedoch keine „Formulare“ als Funktion.
Um Zugriff auf die Erstellung benutzerdefinierter Formulare zu erhalten, müssen Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement anmelden. Der Premium-Plan kostet 13,49 $ pro Person und Monat und der Business-Plan 30,49 $ pro Person und Monat. Für den Enterprise-Plan müssen Sie sich direkt an Asana wenden und ein Angebot anfordern.
Können Sie in Asana mehrere Formulare pro Projekt haben?
Ja, Sie können mehr als ein Formular für ein einzelnes Projekt in Asana erstellen, obwohl Sie entweder einen Business- oder Enterprise-Plan benötigen, um Zugriff auf diese Funktion zu haben.
Wie kann ich alle Kommentare anzeigen, die ich auf YouTube gemacht habe?
Mit dieser Funktion können Sie verschiedene Eingabetypen für ein Projekt konsolidieren und die wertvollsten Informationen generieren.
Was sind die häufigsten Anwendungen für Asana-Formulare?
Asana-Formulare können auf verschiedene Weise verwendet werden, aber die Bitte um Feedback zu einem bestimmten Thema ist wahrscheinlich die häufigste.
Der Zweck des Formulars kann je nach Art des Unternehmens variieren. Asana-Formulare sind hilfreich, um kreative Anfragen zu stellen, Fehlerberichte einzureichen, Kundenfeedback zu erhalten oder IT-Fehler zu verfolgen.
Können Sie in Asana ein benutzerdefiniertes Formulardeckblatt hinzufügen?
Ja, du kannst. Ihr Asana-Formular kann entsprechend aussehen, indem Sie ein benutzerdefiniertes Deckblatt hinzufügen. Der Vorgang ist super einfach, da Sie oben im Formular das „Titelbild hinzufügen“ sehen, sobald Sie auf die Schaltfläche „Formular erstellen“ klicken.
Sie können ein Bild von Ihrem Gerät hochladen, z. B. ein Firmenlogo oder ein Bild, das sich auf ein bestimmtes Projekt bezieht, sodass die Absender sofort einen Hinweis auf das Formular erhalten.
Navigieren in Asana-Formularen wie ein Profi
Das Erstellen von Formularen mag nicht nach dem größten Spaß aussehen, den man haben kann, aber mit Asana ist es eine relativ angenehme Aufgabe. Die vielen Anpassungsoptionen und Formularverzweigungen ermöglichen es Ihnen, mit den Formularen kreativ zu werden und genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, um das Projekt voranzutreiben.
Denken Sie daran, dass Asana-Formulare nur für diejenigen mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar sind. Wenn Sie also wertvolle Formulare erstellen möchten, müssen Sie einen Plan auswählen.
Sie können Ihre Asana-Formulare schnell teilen und sie können sogar dupliziert werden, sodass Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen, wenn Sie Ihren Teamkollegen eine bestimmte Frage stellen müssen.
Wie würden Sie Asana-Formulare verwenden? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
