Neulich wurde mir eine Frage gestellt, als ich jemandem zeigte, wie man Google Mail verwendet, und es war nicht das erste Mal, dass ich es hörte. Die Frage lautete: 'Wie erstelle ich Kopien von Entwürfen in Google Mail, damit die Beantwortung von Kunden nicht so lange dauert?' Als ich versuchte, hier auf TechJunkie regelmäßig Fragen zu beantworten, hielt ich dies für einen Hauptkandidaten.
Bei der eigentlichen Frage geht es mehr um E-Mail-Vorlagen als um das Speichern von Kopien eines Entwurfs. Ich habe jemandem gezeigt, wie man Autoresponder und Labels für seine neue Geschäfts-E-Mail einrichtet. Sie wollten, dass einige Boilerplate-E-Mails an Kunden gesendet werden, um sie auf dem Laufenden zu halten, ohne den ganzen Tag vom Administrator festgefahren zu werden. Die Antwort besteht darin, E-Mail-Vorlagen zu erstellen.
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Sie können Kopien davon erstellen und sie als Entwürfe behalten, wenn Sie dies bevorzugen, aber Sie können viel mehr mit Vorlagen tun.
E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen sind eine Rettung für alle Kleinunternehmer oder diejenigen, die in denselben Arten von E-Mails dasselbe sagen. Ich habe sie verwendet, seit ich mein eigenes Unternehmen gegründet habe, und sie haben mir im Laufe der Jahre viele hundert Stunden gespart.
E-Mail-Vorlagen können Sie auch professioneller aussehen lassen. Sie können schneller antworten und ein einfaches 'Vielen Dank für Ihre E-Mail, einer unserer Mitarbeiter wird sich innerhalb von 24 Stunden direkt mit Ihnen in Verbindung setzen' kann dazu führen, dass sich ein Kunde geschätzt fühlt. In Anbetracht dessen, wie einfach es ist, empfehle ich dringend, sie zu verwenden.
Wie erstelle ich E-Mail-Vorlagen in Google Mail?
Google Mail ruft Vorlagen auf. Eingemachte Antworten, und Sie müssen die Funktion aktivieren, bevor Sie sie verwenden können. Anschließend können Sie beliebig viele E-Mail-Vorlagen erstellen.
- Öffnen Sie Google Mail und melden Sie sich an.
- Wählen Sie das Zahnradmenüsymbol oben links und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie die Registerkarte Labs.
- Deaktivieren Sie 'Eingemachte Antworten' (Vorlagen) auf 'Aktivieren'.
- Wählen Sie unten auf der Seite Änderungen speichern.
Jetzt, da die Funktion aktiviert ist, können wir mit dem Erstellen von Vorlagen beginnen. Sie tun dies aus dem Posteingang in Google Mail, sodass wir als Nächstes dorthin gehen.
- Wählen Sie E-Mail verfassen aus Ihrem Posteingang.
- Erstellen Sie die E-Mail, die Sie erstellen möchten, wie gewohnt.
- Wählen Sie den grauen Abwärtspfeil unten rechts im E-Mail-Fenster.
- Wählen Sie Gespeicherte Antworten und Neue gespeicherte Antwort.
- Geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie zum Speichern OK.
Sobald Sie Ihre vordefinierte Antwort gespeichert haben, können Sie den Entwurf sicher löschen.
Wenn Sie Ihre vorgefertigte Antwort erstellen, müssen Sie die persönliche Note mit der generischen Note in Einklang bringen, damit Sie niemanden beleidigen. Das bedeutet, entweder Dinge wie Namen und Daten aus der E-Mail herauszulassen und durch Zeitskalen zu ersetzen. Oder Sie können diese persönlichen Details vor dem Senden von Hand hinzufügen. Letzteres ist vorzuziehen, da die persönliche Note eine Beziehung schafft, auf der Sie aufbauen können. Es ist jedoch nicht immer möglich, daher müssen Sie Ihr Urteilsvermögen einsetzen.
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Verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlage
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage oder Ihre vordefinierte Antwort erstellt haben, ist es an der Zeit, sie zu verwenden. Wenn Sie die erste Gelegenheit erhalten, die Vorlage zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie in der E-Mail, auf die Sie antworten möchten, die Option Antworten.
- Wählen Sie den grauen Abwärtspfeil unten rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie Eingemachte Antworten und die von Ihnen erstellte Antwort aus.
- Fügen Sie personalisierte Daten hinzu, um die E-Mail relevant zu machen.
- Senden.
Sie können das Gleiche tun, indem Sie Compose verwenden und eine neue E-Mail erstellen, aber ich finde die Antwortmethode viel schneller.
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Verwenden Sie Ihre vordefinierte Antwort als E-Mail-Autoresponder
Wenn Sie die E-Mail-Vorlage noch einen Schritt weiter gehen, können Sie eine vordefinierte Antwort als automatische Antwort auf eine eingehende E-Mail einrichten. Sie müssen Ihre vordefinierte Antwort generisch halten, aber es ist eine großartige Möglichkeit, Bestellungen oder Anfragen zu bestätigen und eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen.
- Öffnen Sie die Einstellungen in Google Mail und wählen Sie die Registerkarte Filter.
- Wählen Sie den Textlink Neuen Filter erstellen.
- Erstellen Sie ein Kriterium, um den Filter auszulösen. Dies ist wahrscheinlich einzigartig für Sie. Wählen Sie also etwas aus, das funktioniert.
- Wählen Sie mit dieser Suche unten rechts im Fenster die Option Filter erstellen.
- Wählen Sie Gespeicherte Antwort senden und die Antwort, die Sie verwenden möchten.
- Wählen Sie Filter erstellen.
Sobald die Filterkriterien erfüllt sind, sendet Google Mail Ihre gespeicherte Antwort automatisch. Dies ist ideal für Bestätigungen oder Aktualisierungen und kann auf verschiedene Arten ausgelöst werden. Es ist mir unmöglich, sie alle hier aufzulisten, aber Sie werden in Ihren E-Mails ein Muster erkennen, das Sie verwenden können. Beispielsweise werden alle E-Mails an Ihre E-Mail-Adresse '[E-Mail geschützt]' oder an eine E-Mail mit dem Wort 'Bestellung' gesendet. Du hast die Idee.
