Obwohl es sie schon seit über dreißig Jahren gibt, nehmen E-Mails immer noch Freizeit in Anspruch, nerven, frustrieren und verärgern. Die eine oder andere E-Mail macht uns auch glücklich, aber zum größten Teil sind sie eher eine lästige Pflicht als ein Vergnügen. Wie wäre es, wenn Sie E-Mails in Google Mail automatisch kennzeichnen, alle sortieren, ein Label anwenden und Spam löschen könnten? Würde das das Leben nicht ein bisschen einfacher machen?
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Ein selbstüberwachender Posteingang ist für mich der heilige Gral. Spam kann entfernt werden, Marketing- und Werbe-E-Mails können gekennzeichnet und an den Rand gedrängt werden und die wichtigen E-Mails können als solche gekennzeichnet und in einem Ordner abgelegt werden, wo Sie sie sehen können. Alle E-Mail-Plattformen sagen, dass sie diese Art von Organisation anbieten, aber meiner Erfahrung nach liefert nur eine. Gmail.
Die Etikettenfunktion hat die Art und Weise, wie ich Google Mail verwende, buchstäblich verändert. Ich kann diese E-Mail-Adresse jetzt getrost für Versicherungsangebote verwenden, mich für neue Websites anmelden und all die Aktivitäten, die normalerweise mit einer Spam-Lawine enden würden. Sie senden immer noch diese Lawine, aber jetzt überwältigt sie meinen Posteingang nicht mehr.
E-Mails in Google Mail automatisch kennzeichnen
Labels helfen Ihnen, alle Ihre E-Mails zu sortieren und sie auf überschaubare Weise zu ordnen. Labels sind Gmail-Sprache für Ordner und können alle eingehenden E-Mails mithilfe dieser Labels automatisch identifizieren, klassifizieren und dann organisieren.
Wenn ich zum Beispiel ein Etikett für Versicherungen festlege, kann ich all den üblichen Versicherungsangebots-Spam und Marketing von meinem Versicherer etikettieren und an diesen Ordner senden lassen. Ich kann sie dann nach Belieben lesen oder massenweise löschen. Ich kann dies so oft wiederholen, wie ich möchte, für jeden Betreff oder Absender, der meinen Posteingang überschwemmt.
Lassen Sie uns ein Junk-E-Mail-Label erstellen, das alle Spam-E-Mails sortiert, die der Gmail-eigene Filter nicht abfängt.
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- Wählen Sie im linken Menü Etikett erstellen aus. Wählen Sie Mehr aus, wenn es nicht sichtbar ist.
- Geben Sie Ihrem neuen Etikett einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie Erstellen aus.
- Wählen Sie Ihr neues Label und den Abwärtspfeil in der Suchleiste oben auf der Seite aus.
- Fügen Sie der Zeile Include The Words „Unsubscribe“ hinzu.
- Wählen Sie Filter erstellen.
- Wählen Sie Label anwenden und wählen Sie das von Ihnen erstellte Label aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen anderen gewünschten Operatoren. Als gelesen markieren ist sinnvoll.
- Wählen Sie Filter erstellen.
Jetzt scannt Gmail jedes Mal, wenn eine Spam- oder Marketing-E-Mail eintrifft, diese nach dem Wort „Abbestellen“, kennzeichnet sie und verschiebt sie. Da die meisten legitimen Spam-Mails dieses Wort irgendwo enthalten, ist es der nützlichste Operator, wenn man mit Spam umgeht.
Beschriften Sie geschäftliche E-Mails in Gmail
Für andere E-Mail-Filter, z. B. von Freunden oder von der Arbeit, können Sie eine Bezeichnung mit ihrem Namen, der E-Mail-Adresse @workplace.com oder etwas anderem hinzufügen, das für den Absender oder die Art der E-Mail eindeutig ist. Das Potenzial dieser Labels ist riesig.
Wenn Sie beispielsweise außerhalb des Büros arbeiten, kann es hilfreich sein, alle geschäftlichen E-Mails an einen Arbeitsordner zu senden, damit Sie sie schnell sehen können.
- Wählen Sie im linken Menü Etikett erstellen aus.
- Benennen Sie Ihr neues Label Work und wählen Sie Erstellen aus.
- Wählen Sie Ihr Work-Label und den Abwärtspfeil in der Suchleiste oben auf der Seite aus.
- Fügen Sie den letzten Teil der E-Mail-Adresse in die Von-Zeile ein. Zum Beispiel „@arbeitsplatz.com“.
- Wählen Sie Filter erstellen.
- Wählen Sie Label anwenden und dann das Work-Label aus.
- Wählen Sie Filter erstellen.
Von nun an werden alle geschäftlichen E-Mails von einer bestimmten Domäne „@workplace.com“ an den Arbeitsordner gesendet, der im linken Bereich erstellt wurde. Da wir keine Operatoren hinzugefügt haben, werden sie nicht als gelesen markiert und Sie sehen die Anzahl der E-Mails neben dem Ordner.
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Ausschließen von E-Mails von Labels
Wenn Sie feststellen, dass bestimmte E-Mails von diesen Labels erfasst werden, die dies nicht sollten, können Sie sie mithilfe von Ausschlüssen entfernen. Wenn Sie beispielsweise bestimmte Newsletter behalten möchten, die ebenfalls „Abbestellen“ verwenden und diese im obigen Filter hängen bleiben, können Sie sie mit dem „-“-Operator ausschließen.
Fügen Sie einfach –(*@emailaddress.com) im Abschnitt „Von“ des Filters hinzu und sie werden nicht berücksichtigt. Das * ist ein Platzhalter, der jede Adresse aus dieser Domain erfasst, und das „-“ weist Gmail an, die Adresse nicht in das Label aufzunehmen.
Sie können in Google Mail so viele Labels erstellen, wie Sie möchten, und sie alle möglichen Dinge tun lassen, vom Sortieren von Spam bis zum Filtern von Arbeit, Gruppen, Hobbys oder was auch immer. Wenn Ihr Posteingang durch zu viel Müll aus allen Nähten platzte und Sie dadurch nützliche E-Mails verloren haben, ist dies eine sehr einfache Möglichkeit, die Kontrolle zurückzugewinnen.
Wenn Google Mail irgendwie ein Addon entwickeln könnte, das mich automatisch von den Hunderten von Müll-E-Mails abmelden könnte, die ich wöchentlich erhalte, wäre es wirklich die ultimative E-Mail!
