Google Tabellen ist eine bequeme Möglichkeit, Besprechungen zu organisieren, Aufgaben zu erstellen, Rechnungen zu sortieren und verschiedene andere Daten zu verwenden. Es ist übersichtlich, funktionsreich und kann mit anderen Benutzern geteilt werden.
Der einzige Nachteil dieses Tools ist, dass Sie keine integrierte Funktion haben, um E-Mail-Erinnerungen bezüglich des Blatts an sich selbst oder andere Benutzer zu senden. Dies würde es viel einfacher machen, den Überblick über alle Ihre Aufgaben und Daten zu behalten.
Glücklicherweise können Sie mit zwei Methoden datumsbasierte Erinnerungen per E-Mail senden. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über sie zu erfahren.
Senden von Terminerinnerungen – Kombinieren Sie Blätter und Kalender
Wenn Sie sich selbst E-Mail-Erinnerungen senden möchten, können Sie dies am einfachsten tun, indem Sie zwei verschiedene Google-Tools kombinieren – Google Sheets und Google Calendar. Dazu müssen Sie kein Skript verwenden. Stattdessen müssen Sie nur Daten von einer App in die andere exportieren.
Die Methode besteht aus drei Schritten – Erstellen und Exportieren von Daten aus Google Tabellen, Importieren in den Kalender und Aktivieren von E-Mail-Erinnerungen.
Schritt 1: Daten aus Tabellen erstellen und exportieren
Wenn Sie Daten aus Google Tabellen exportieren möchten, müssen Sie ein Ereignisblatt erstellen und als CSV-Datei speichern. Damit die Datei in Google Kalender erkennbar ist, sollten Sie ein bestimmtes Format verwenden. Folgen Sie einfach diesen Schritten:
- Öffnen Sie Ihr Dokument in Google Tabellen.
- Die Werte Ihrer ersten Zeile sollten dieser Gliederung folgen: A1: Betreff, B1: Startdatum, C1: Enddatum.
- Unter der Überschrift „Betreff“ sollten Sie den Titel Ihrer Erinnerung eingeben. Das Start- und Enddatum sollte im Format MM/TT/JJJJ sein.
- Fügen Sie beliebig viele Veranstaltungen sowie deren Start- und Enddatum hinzu.
- Klicken Sie auf das Menü „Datei“.
- Bewegen Sie die Maus über 'Download'. Ein neues Menü sollte erscheinen.
- Wählen Sie 'Kommagetrennte Werte'.
- Die CSV-Version Ihrer Tabellendatei wird auf Ihren PC heruntergeladen.
Hinweis: Die einzigen obligatorischen Überschriften sind 'Betreff' und 'Startdatum', damit die Liste erfolgreich importiert werden kann. Wenn Sie andere Kopfzeilen hinzufügen möchten, können Sie die Liste der verfügbaren Optionen (erkennbar am Kalender) und ihre Reihenfolge auf der offiziellen Seite anzeigen Google-Support Seite.
Schritt 2: Importieren Sie das Dokument in den Kalender
Sobald das CSV-Ereignisblatt zum Importieren bereit ist, ist es an der Zeit, zu Google Kalender zu wechseln.
- Öffnen Sie den Google-Kalender.
- Klicken Sie auf das Menü „Einstellungen“ (Zahnradsymbol).
- Einstellungen auswählen.'
- Wählen Sie im Menü links „Import & Export“ aus.
- Wählen Sie im Abschnitt „Importieren“ die Option „Datei von Ihrem Computer auswählen“.
- Navigieren Sie zur gespeicherten CSV-Datei und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Klicken Sie abschließend auf 'Importieren', um die CSV-Datei zu importieren.
Wenn Sie eine Anzeige sehen, die besagt, dass die Ereignisse zum Kalender hinzugefügt wurden – alles lief reibungslos. Jetzt müssen Sie nur noch E-Mail-Benachrichtigungen für die betreffenden Ereignisse einrichten.
Schritt 3: Einrichten von Benachrichtigungen und Teilen
Nachdem Sie Benachrichtigungen eingerichtet haben, erhalten Sie Erinnerungen für alle Termine, die Sie aus Google Tabellen exportiert haben, direkt per E-Mail. Um sicherzustellen, dass alles richtig eingerichtet ist, befolgen Sie diese Anweisungen:
- Fahren Sie mit der Maus über Ihren Namen im Abschnitt „Meine Kalender“ links neben dem Kalenderbildschirm.
- Drücken Sie auf das Symbol „Mehr“ (drei vertikale Punkte), das neben Ihrem Namen angezeigt wird.
- Klicken Sie auf 'Einstellungen und Freigabe'.
- Überprüfen Sie, ob Ihr Konto unter „Für bestimmte Personen freigeben“ aufgeführt ist. Wenn nicht, wählen Sie „Personen hinzufügen“ und fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu.
- Klicken Sie im Abschnitt 'Ereignisbenachrichtigungen' auf das Dropdown-Menü 'Benachrichtigung'.
- Wählen Sie stattdessen „E-Mail“.
- Legen Sie die Zeit- und Datumsperiode zwischen der Erinnerung und dem Ereignis fest.
Jetzt sendet Ihr Kalender Erinnerungen an alle Termine, die Sie in Ihren Google Tabellen aufgelistet haben. Denken Sie daran, dass Sie in der Spalte 'Betreff' alles hinzufügen können. Sie können bestimmte Aufgaben, Geburtstage oder andere Vereinbarungen auflisten, nicht nur Ereignisse.
Verwenden Sie außerdem die oben erwähnte Option „Mit bestimmten Personen teilen“, um andere E-Mails in die Liste aufzunehmen. Diese Benutzer erhalten die gleichen Erinnerungen per E-Mail für diese speziellen Vereinbarungen.
Verwenden Sie das Add-On zum Hinzufügen von Erinnerungen
Die andere Möglichkeit, E-Mail-Erinnerungen über Google Sheets zu senden, besteht darin, ein bestimmtes Add-on zu verwenden. Diese Methode ist etwas einfacher und Sie müssen nur die Erweiterung einrichten, die alles andere automatisch erledigt.
Um das Add-on einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte 'Add-ons'.
- Wählen Sie 'Add-Ons herunterladen'.
- Geben Sie 'Erinnerungen hinzufügen' in die Suchleiste ein.
- Klicken Sie auf das Symbol 'Erinnerungen hinzufügen' und wählen Sie 'Installieren'. Erlauben Sie Berechtigungen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und warten Sie, bis die App installiert ist.
- Gehen Sie erneut zum Tab 'Add-ons' und bewegen Sie den Cursor über das Menü 'Erinnerungen hinzufügen'.
- Wählen Sie „Erinnerungen einrichten/bearbeiten“.
Die Erweiterung bietet Spalten für Aufgabe, Verantwortlicher, CC (optional) und Frist. Unter ‚Aufgabe‘ können Sie eine kurze Anweisung eingeben, die E-Mail geht unter ‚Beauftragter‘, das Datum unter ‚Frist‘.
Wenn Sie zusätzliche Erinnerungen für den Stichtag versenden möchten, passen Sie dies manuell im Menü rechts an.
Wenn Sie Ihrer Erinnerung weitere Inhalte hinzufügen möchten, können Sie außerdem auf die Option 'Gesendete E-Mails personalisieren' klicken und diese zusätzlichen Informationen eingeben.
Die Erweiterung sendet die E-Mails automatisch, wenn die Zeit gekommen ist, und Sie können Aufgabenbeschreibungen, Empfänger und Daten unterwegs ändern.
Seien Sie vorsichtig mit Add-On-Erinnerungen
Die Verwendung des Add-ons „Erinnerung hinzufügen“ ist bequemer und einfacher als die Methode „Export/Import“, erfordert jedoch gleichzeitig mehr Aufmerksamkeit.
Wie man einen Screenshot einer Story auf Snapchat macht, ohne dass sie es wissen
Da die Erinnerungen automatisch gesendet werden, besteht die Möglichkeit, dass Sie die falsche Aufgabe an den falschen Empfänger senden, bevor Sie die Möglichkeit haben, sie zu beheben. Dies ist vermeidbar und in der Regel harmlos, dennoch sollte man darauf achten, wer was bekommt.
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