Die meisten modernen Unternehmen verlassen sich bei der Kommunikation auf E-Mails. Der Verlust des Zugriffs auf E-Mails oder schlimmer noch auf ganze E-Mail-Konten kann verheerend sein. Das Sichern Ihrer Outlook-E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um sich darauf zu verlassen, dass die E-Mails an mehreren Orten auf Ihrem Gerät gespeichert sind und nicht leicht verloren gehen können.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Outlook-E-Mails auf verschiedene Arten sichern.
So verknüpfen Sie einen Discord-Server
So sichern und exportieren Sie alle Outlook-E-Mails
Eine der schnellsten Möglichkeiten zum Sichern aller Outlook-E-Mails ist die Verwendung des integrierten PST-Dateiformats. Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwenden ausschließlich PST-Dateien zum Speichern von E-Mails, Kontaktinformationen und Adressen sowie Kalenderereignissen. Eine statische PST-Datei kann als Backup für Ihre aktuellen Outlook-E-Mails und Kontaktinformationen verwendet werden, und Outlook kann auch offline darauf zugreifen.
So sichern Sie Ihre E-Mails in einer PST-Datei:
- Öffnen Sie Ihr Outlook und klicken Sie auf Datei.
- Wählen Sie im Menü Öffnen & Exportieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren / Exportieren.
- Das System kehrt zu Ihrem Outlook-Hauptbildschirm zurück und öffnet den Import / Export-Assistenten, der Sie durch den Exportvorgang führt.
- Wählen Sie im Assistenten die Option In eine Datei exportieren aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst), wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Sie werden dann aufgefordert, die zu exportierenden Ordner auszuwählen. Sie können Ihr E-Mail-Konto auswählen, um alle damit verbundenen Ordner zu exportieren, einschließlich Kontakte und Kalenderdaten. Klicken Sie auf 'Weiter', wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind.
- Wählen Sie den Adresspfad aus, in dem die Sicherungsdatei gespeichert ist. Merken Sie sich den Pfad, damit Sie später darauf zugreifen können.
- Es ist eine gute Idee, den Namen der Datei (den letzten Teil des Pfads) zu ändern. Standardmäßig ist es backup.pst.
- Wenn Sie die Sicherungsdatei im Standardpfad speichern, wählen Sie aus, ob Sie doppelte Elemente möchten.
- (Optional) Sie können zu jedem der vorherigen Dialoge zurückkehren, um möglicherweise die Ordnerauswahl zu ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück klicken.
- Drücken Sie Fertig stellen, um den Exportvorgang zu starten.
- Outlook fordert Sie auf, ein Kennwort zu erstellen. Dies kann aus Sicherheitsgründen wichtig sein, Sie müssen jedoch kein Passwort eingeben.
- Sie finden die extrahierte Datei an dem Speicherort, den Sie für den Dateipfad angegeben haben. Sie können die Datei jetzt an eine andere Stelle verschieben oder kopieren.
So greifen Sie auf exportierte Outlook-E-Mails zu
Nachdem Sie die Dateien exportiert haben, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie später darauf zugreifen können. Outlook erleichtert das Öffnen von Sicherungen und das Wiederherstellen Ihrer E-Mails zum gespeicherten Zeitpunkt. Folgendes müssen Sie tun:
- Suchen Sie die Sicherungsdatei. Notieren Sie sich den Speicherort und den Dateipfad.
- Öffnen Sie Outlook.
- Drücken Sie auf Datei und dann auf Öffnen und Exportieren.
- Wählen Sie im Menü rechts die Option Outlook-Datendatei öffnen.
- Dies öffnet den Datei-Explorer. Gehen Sie zur Sicherungsdatei. Klicken Sie darauf und wählen Sie Öffnen.
- Das System kehrt zum Hauptbildschirm von Outlook zurück.
- Scrollen Sie im Navigationsmenü links nach unten, bis Sie Outlook-Daten sehen. Diese Kategorie enthält die aus der Sicherungsdatei abgerufenen Elemente.
- Die Kategorie behält die ursprünglichen Formatierungs- und Ordnersysteme bei.
- Sie können E-Mails per Drag & Drop verschieben, um sie in andere Dateien zu verschieben.
Jetzt haben Sie Zugriff auf Ihre gesicherten E-Mails.
So speichern Sie schnell eine einzelne Outlook-E-Mail
Manchmal möchten Sie nicht alle E-Mails speichern und Outlook erneut öffnen, wenn Sie nur eine oder mehrere bestimmte E-Mails benötigen. Glücklicherweise gibt es einige schnelle Lösungen, um eine einzelne E-Mail aus Outlook zu speichern.
Methode 1 - Direkt in einem Ordner speichern
- Öffnen Sie Outlook.
- Öffnen Sie den Datei-Explorer und navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die E-Mail speichern möchten. Möglicherweise müssen Sie sowohl Outlook als auch den Datei-Explorer in den Fenstermodus versetzen und sie verschieben, um den Zugriff zu erleichtern.
- Ziehen Sie die E-Mail, die Sie aus Outlook speichern möchten, in den Ordner.
- Outlook speichert die E-Mail automatisch in einem Outlook-Elementformat.
- Doppelklicken Sie auf die gespeicherte E-Mail, um sie in Outlook zu öffnen.
Methode 2 - Als TXT oder HTML speichern
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie in Outlook speichern möchten.
- Wählen Sie Datei und dann Speichern unter.
- Der Datei-Explorer wird angezeigt. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie die E-Mail speichern möchten. Klicken Sie unten im Datei-Explorer auf den Pfeil neben Dateityp. Wählen Sie entweder Nur Text zum Speichern im TXT-Format oder HTML zum Speichern der E-Mail als HTML-Datei.
- Nach dem Speichern kann auf die E-Mail mit Ihrem Texteditor (z. B. Notepad) zugegriffen werden, wenn sie sich in .txt befindet, oder mit Ihrem Browser, wenn sie als .html gespeichert ist.
Wenn Sie die E-Mail auf diese Weise speichern, bleiben keine Anhänge erhalten. Laden Sie sie daher herunter, benennen Sie sie nach Bedarf um und speichern Sie sie zusammen mit der E-Mail für den späteren Zugriff.
Methode 3 - Verwenden Sie Screen Capture, um ein Bild zu speichern
Sie können auch eine Bildschirmaufnahme-Software verwenden, um den Inhalt der E-Mail als Bild zu speichern. Diese Methode kann nützlich sein, um den Inhalt der E-Mail in anderen Kommunikationsformen zu referenzieren, da Bilder leicht an E-Mails und andere Nachrichten angeheftet werden können.
Wenn Sie Windows verwenden, werden neuere Versionen mit einer vorinstallierten Bildschirmaufnahme-Software namens Snipping Tool (auf älteren Geräten) und Snip & Sketch geliefert. Alternativ können Sie die Schaltfläche Bildschirm drucken auf Ihrer Tastatur verwenden und das Bild dann in Paint einfügen.
Bei Mac-Geräten ist der Vorgang ähnlich. Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Befehl + 4, um die integrierte Bildschirmaufnahmefunktion zu öffnen, und ziehen Sie dann das Auswahlkreuz, um einen Bereich über der E-Mail abzudecken und diese zu speichern.
Für Linux finden Sie eine Sortiment an Bildschirmaufnahme-Software zum Download verfügbar, mit dem die E-Mail als Bild gespeichert werden kann. Alternativ verfügen GNOME-basierte Modelle über ein integriertes Screenshot-Dienstprogramm im Menü Anwendungen> Zubehör. Einige Linux-Betriebssystemversionen reagieren auf die Schaltfläche 'Bildschirm drucken' auf Ihrer Tastatur, ähnlich wie in Windows-Systemen.
Wie exportiere ich alle E-Mail-Adressen in Outlook?
Wenn Sie Ihre Kontaktliste exportieren möchten (die die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie andere Informationen enthält), können Sie ähnliche Schritte ausführen wie beim Exportieren der E-Mails. Kontaktinformationen können jedoch in einem anderen Dateiformat gespeichert werden, das benutzerfreundlicher ist und zur schnellen Bearbeitung und Bearbeitung in Excel geöffnet werden kann. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Sie 'Datei'> 'Öffnen & Exportieren'> 'Importieren / Exportieren'.
- Wählen Sie im Import / Export-Assistenten die Option Als Datei speichern.
- Wählen Sie Kommagetrennte Werte (.csv), wenn Sie zur Auswahl eines Dateityps aufgefordert werden.
- Wählen Sie im Ordnerauswahlmenü den Ordner Kontakte unter Ihrem Konto aus.
- Bestätigen Sie den Dateipfad oder ändern Sie ihn nach Bedarf. Benennen Sie die Datei wie gewünscht.
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Exportvorgang zu starten.
- Der Import / Export-Dialog wird geschlossen, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Die exportierte CSV-Datei kann in Excel geöffnet werden. Es wird eine große Tabelle mit Kontaktinformationen angezeigt. Sie werden wahrscheinlich viele leere Zellen haben, und das ist völlig normal. Sie können die Daten mit Excel bearbeiten. Durch das Einfügen zusätzlicher Inhalte kann dies jedoch für Outlook unlesbar werden, falls Sie die Datei später importieren müssen.
kann ich lyft auch ohne smartphone nutzen?
Sie können diese Datei auf einem anderen Gerät oder E-Mail-Dienst verwenden, um Kontaktinformationen zu importieren.
Wie speichere ich mehrere Outlook-E-Mails auf meinem Computer?
Wenn Sie mehr als eine E-Mail gleichzeitig speichern möchten, aber nicht Ihre gesamte E-Mail-Bibliothek benötigen, können Sie einige E-Mails auswählen, die gleichzeitig gespeichert werden sollen. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie speichern möchten. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf E-Mails, um sie einzeln auszuwählen, oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um zwischen dem ersten und dem zweiten Klick einen Stapel E-Mails auszuwählen.
- Gehen Sie zu Datei> Speichern unter.
- Wechseln Sie im Dialogfeld zu dem Ordner, in dem Sie die E-Mails speichern möchten, benennen Sie die Datei wie gewünscht und wählen Sie als zu speicherndes Format Nur Text.
- Outlook speichert alle ausgewählten E-Mails in einer einzigen TXT-Datei. Sie können Ihren Texteditor verwenden, um darauf zuzugreifen.
Wenn Sie sie in separaten TXT-Dateien speichern möchten, müssen Sie jede E-Mail separat speichern. Zusätzliche Outlook-Plugins Online verfügbar kann diese Funktion erweitern, um E-Mails in separaten TXT- oder alternativen Dateiformaten zu speichern.
Ein neuer Blick auf Outlook
Mit der integrierten Exportfunktion von Outlook können Sie E-Mails sichern und wiederherstellen, falls Sie aufgrund eines verlorenen Kennworts oder eines Hackings den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren. Da die Online-Kommunikation so weit verbreitet ist, können Sie sich einige Minuten Zeit nehmen, um E-Mails regelmäßig zu sichern, und sich die Mühe ersparen, über verlorene Dateien zu krabbeln.
Wie oft exportieren Sie Outlook-E-Mails? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.
